Uusi käyttäjälähtöinen SharePoint-intranet Granon työyhteisöviestinnän johtotähdeksi
Grano halusi kehittää yhtenäistä yrityskulttuuria ja toimintatapoja työyhteisöviestinnän keinoin. Hankkeen yhtenä tärkeimpänä elementtinä oli intranet-uudistus, jota lähdettiin tekemään käyttäjä- ja sisältölähtöisesti Meltlaken kanssa syksyllä 2023. Sisällöntuotantoon osallistui suuri joukko innokkaita granolaisia. Nyt intranet on työyhteisöviestinnän johtotähti, joka huokuu niin sisällöllisesti kuin visuaalisesti Granolle tärkeää yhdessä tekemisen meininkiä. Uuden, helposti päivitettävän SharePoint-intranetin avulla osallistavaa viestintäkulttuuria on vaivatonta kehittää eteenpäin.
Pitkin Suomea toimiva Grano työyhteisöviestinnän kirkastamisen edessä
Grano on vuonna 2014 perustettu monitoimialayhtiö, joka toteuttaa asiakkailleen ratkaisuja erilaisille painetuille tai digitaalisille pinnoille. Se työllistää 21 toimipisteessä noin 800 henkilöä, joista noin puolet tuotannossa ja toinen puoli toimistossa.
Kun Riikka Viljakainen astui uuteen sisäisen viestinnän rooliin syksyllä 2022, oli intranetin uudistamisesta puhuttu jo teknisistä lähtökohdista. IT halusi yhtenäistää järjestelmiä jo käytössä olevaan Microsoftin tuoteperheeseen niin tietoturvan, käytettävyyden kuin kustannustehokkuudenkin takia.
Riikan alkutekijöiksi teettämän henkilöstökyselyn tulokset sisäisen viestinnän tilasta paljastivat myös, että intranet oli viestinnän suurimpia haasteita.
Oli aika yhdistää viestinnän ja IT:n voimat ja uusia intranet vastaamaan niin IT:n, työyhteisöviestinnän, kuin erityisesti kaikkien granolaisten tarpeita.
Vähänkäytetystä intranetistä brändiä huokuvaksi SISÄISEN viestinnän kivijalaksi
Aiemmin käytössä ollut “wikipediamainen” intranet turhautti käyttäjiään – sen sisältö oli selkeän omistajuuden puutteessa osittain vanhentunutta ja tietoa oli vaikea löytää. Sen tekstipainotteinen ulkoasu ei kuvastanut Granoa tai sen brändiä.
Grano halusi sisäiselle viestinnälle tukevan kivijalan; visuaalisen intranetin, joka houkuttelee granolaisia uutisten ja sisältöjen pariin, jonka avulla toimintatapoja voidaan yhtenäistää luotettavan tiedon avulla ja joka purkaa turhia siiloja. Ulkoasuun haluttiin enemmän värejä ja kuvia, joilla luoda yhtenäistä ja selkeää linja koko sisällölle, ja jota on myös miellyttävämpi lukea.
Koska sisältö tulisi olemaan projektissa keskeisessä roolissa, Grano valitsi kumppaniksi Meltlaken, jolla on teknisen osaamisen lisäksi vahva viestinnällinen osaaminen ja kyky luotsata projekti maaliin niin, että lopputuloksena on Granon toiveiden mukainen sisällöllään aidosti käyttäjiä palveleva ja houkutteleva viestinnän kulmakivi.
YHDESSÄ TEHTY SISÄLTÖ ja käyttäjälähtöisyys intraneT-projektin ytimessä
Projekti käynnistettiin elokuussa 2023. Meltlaken viestinnän ja teknisten osaajien lisäksi Granolta mukana oli viestinnän ja IT:n lisäksi reilu kymmenen hengen, toimialueet aina myynnin tuesta tuotantoon, kattava ydinryhmä.
Päätös rakentaa uusi intranet modernilla SharePointilla oli helppo, kun sen kyvykkyydet ja intuitiivinen käyttökokemus olivat entuudestaan tuttuja Riikalle. Se täytti myös IT:n toiveet niin teknisiltä ominaisuuksilta, tietoturvan osalta kuin olemalla osa Microsoft-tuoteperhettä johon järjestelmiä pyritään muutenkin yhtenäistämään.
Koska Grano halusi helposti-päivitettävän intranetin, rakensimme sen valmiiksi SharePointista löytyvien “out-of-the-box” -ominaisuuksien päälle ilman raskasta räätälöintiä.
Teknisen uudistuksen sijaan projektin keskiössä oli sisällön uudistaminen. Sisällön ajantasaisuuden ja luotettavuuden varmistamiseksi asetettiin automaattisia muistutusviestejä, jotka lähtevät omistajille automaattisesti, mikäli sisältöä ei ole vuoteen päivitetty.
Pelkän sisällönsiirron sijaan sisältörakenne uudistettiin aina sen rakenteesta otsikko- ja sisältötasolle saakka palvelumuotoilua hyödyntäen. Asiakkuuksiin liittyvä sisältö muutettiin pohjautumaan asiakkaan elinkaareen aiemman organisaatiorakenteen sijaan. Fasilitoimme, opastimme, kannustimme ja tuimme uuden ajattelutavan tuomien haasteiden yli.
-Se on mielestäni tärkeää, että konsulttiasiantuntija tuo myös niitä omia näkemyksiä ja asiantuntijuutta mukaan ja haastaa eikä vaan tee sitä mitä se asiakas haluaa tehdä, kertoo Riikka yhteistyöstä.
Intranetin sisältökokonaisuuden lisäksi loimme tehokkaan viestinnän tueksi viestintäkanavien positioinnin, jonka avulla viestintäkanavien käyttötarkoitukset sekä sisältö on helppo päivittää selkeämmäksi.
Kaikkien yhteinen intranet edistää yrityskulttuurin yhtenäistämistä
Huhtikuussa 2024 lanseerasimme Granolle uuden intranetin, joka edistää paitsi ajankohtaisen tiedon levittämistä, myös yhteisen kulttuurin kehittymistä ja siilojen purkautumista.
Uuden intranetin myötä
- Henkilöstö kokee aikaisempaa vahvemmin olevansa osa Granoa
- Brändillisten elementtien avulla sisällöllä on yhtenäinen ja selkeä linja, ja sitä on myös miellyttävämpi lukea
- Sisällön löytää entistä helpommin niin päivittäin intranetissä vieraileva toimihenkilö, kuin tuotannontekijä
- Uutisten, kuulumisten ja blogien julkaisukynnys on madaltanut projektin edetessä ja intranetin helppokäyttöisyyden myötä
- Teamsin yleisessä kanavassa viestittely on vähentynyt, kun uutisointi on keskitetty intranetiin
- Erillisestä sisäisestä uutiskirjetyökalusta on päästy eroon, mikä tehostaa ja sujuvoittaa tekemistä entisestään
- Sisältö säilyy tuoreena, kun siitä vastaa toimialoittain ja –paikoittain nimetyt omistajat
“Ilman Meltlakea meillä ei olisi tätä intranetiä. Meillä oli tosi antoisa ja kiva projekti ja vaikka se oli massiivinen, Meltlaken avulla se tuntui jopa helpolta.”
Intranet on lunastanut paikkansa sisäisen viestinnän tärkeimpänä kanavana.
Uudistus mahdollistaa koko sisäisen viestintäkulttuurin muutoksen ja yhtenäisemmän Granon
Projektin myötä suurin muutos on ollut (viestintä)kulttuurissa tapahtuva mullistus, joka haastaa granolaiset ajattelemaan koko viestinnän uusiksi.
Aktiivisella muutosviestinnällä ja jatkuvalla koulutuksella on ollut suuri rooli koko projektin ajan ja myös jatkossa.
Se, että saa kumppaniksi tahon, joka on luotettava SharePoint-asiantuntija ja joka tuntee myös muutoksenhallinnan ja muutosviestinnän on kultaakin arvokkaampi.
Yli 90 granolaisen tuottama sisältö on ajantasaisuuden lisäksi aiempaa rennompaa ja me-henkeä korostavaa lisäten kaivattua läpinäkyvyyttä eri toimipisteiden ja toimintojen välillä. Kasvavien kävijämäärien seuranta lisää merkityksellisyyden tunnetta, kun nähdään että sisältö tavoittaa granolaiset.
Projektiin panostaminen kannatti. Lopputuloksena on onnistunut ja palkitseva kokonaisvaltainen muutos, joka on saanut hyvän vastaanoton keräten kiitosta aina johtoryhmää myöten.
”Olen erittäin tyytyväinen uudistettuun intraamme. Selkeä ulkoasu ja rakenne kannustavat säännölliseen käyttöön kiireisestä aikataulusta huolimatta. On ollut ilo seurata, kuinka granolaiset tuottavat aktiivisesti mielenkiintoisia uutisia ja kuulumisia. Nähtyäni sivuston kävijämäärät, saan itsekin lisämotivaatiota julkaista sisältöä. Meidän kaikkien viestinnällä on vaikutusta ja merkitystä yhtenäisen yrityskulttuurin kehittämisessä. Intranet-uudistus auttaa meitä kehittämään toimintaamme, yhdistämään tiimimme tiiviimmin, tehostamaan viestintää ja parantamaan työntekijöidemme arkea.” Kimmo Kolari, toimitusjohtaja, Grano.
Viestintäkulttuurin kehittäminen käyttäjälähtöisemmäksi jatkuu
Projektin innoittama kokonaisvaltainen muutos on kaikkinensa iso. Intranetin ja erityisesti sisäisen viestinnän kehitys ja sitä kautta toimintatapojen yhtenäistäminen myös lanseerauksen jälkeen jatkuu.
Tulevaisuudessa ajatuksena on ottaa esimerkiksi videot viestintäpalettiin mukaan nyt, kun uusi intranet sen myös teknisesti mahdollistaa.
“On tärkeää pysyä kartalla kehityksestä. Seuraammekin Granolla sisäisen viestinnän kehitystä laajasti viestinnän kentällä, ja kehitymme ja kehitämme sen mukana. Tässäkin yhteistyö Meltlaken kanssa on tärkeää, että kuulemme mitä alalla tapahtuu ja miten esimerkiksi työkalut kehittyvät“, toteaa Riikka.
Grano
Grano sai alkunsa vuonna 2014 kun pitkän linjan painotalot Kopijyvä ja DMP yhdistyivät. Myöhemmin yritykseen on sulautunut useita muitakin alan arvostettuja toimijoita. Tänä päivänä Grano on vastuullisuuteen ja vaikuttavuuteen panostava monipuolinen painettavien ja digitaalisten ratkaisujen tuottaja.
