Tyhjältä pöydältä rakennettu digitaalinen työympäristö Laakson yhteissairaalan rakennushankkeen vauhdittajana

Tavoitteena kehittää yksi rakennusalan parhaista tiedonhallintaympäristöistä

Helsingin kaupungin ja HUSin yhteisessä Laakson yhteissairaalan rakennushanketta varten luodussa allianssissa työskentelee satoja ihmisiä yli 30 yrityksen verkostosta. Laakson yhteissairaalan allianssi uudistaa koko Laakson sairaala-alueen.

Hankkeen johtamista, viestintää, tiedonhallintaa ja tilannekuvan välittämistä varten allianssi asetti tavoitteeksi kehittää yhden rakennusalan parhaista tiedonhallintaympäristöistä, jolla vastataan tiedolla johtamisen ja tiedon tehokkaan välittämisen tarpeeseen.

Koko kohteen rakentaminen kestää arviolta vuoteen 2030 asti ja sen tekeminen tulee vaikuttamaan monien ihmisten elämään tulevien vuosien aikana.

Hankkeen toteuttamisen koordinoimiseksi haluttiin luoda moderni digitaalinen työympäristö, jotta työn tekeminen eri organisaatioista tulevien henkilöiden välillä olisi mahdollisimman tehokasta, avointa ja miellyttävää uusimmilla ja yhteen toimivilla työkaluilla. Tärkeänä tavoitteena oli myös päätöksenteon ja johtamisen mahdollistaminen tiedon avulla.

Microsoft-työympäristö mahdollistaa modernit työtavat ja tiedon jakamisen

Kehitystyötä tehtiin ketterästi Scrum-menetelmiä hyödyntäen. Scrum-tiimi koostui Meltlaken ja allianssin eri osa-alueiden osaajista, jolloin pystyttiin hyödyntämään kunkin tekijän syväosaamista tarvittavilla teknologia-alueilla.

Kuuden kuukauden aikana rakennushankkeelle otettiin laajasti Microsoftin työkaluja käyttöön kuten Microsoft Teams, intranet ja dokumenttienhallinta SharePointissa sekä toiminnalle kriittiset tilannekuvaraportit Power BI:llä. Hankkeen data-alusta rakennettiin Azure-pilveen ja henkilöhallinta sekä perehdytysprosessi luotiin SharePointiin Power Apps – ja Power Automate –teknologioita hyödyntäen. Käyttöönoton lisäksi tuimme sekä pää- että loppukäyttäjiä uudenlaisessa yritysverkostoon perustuvassa työntekoympäristössä.

Modernin työn ympäristö verkostoa varten

Mittavan kokoisen hankkeen hallinnassa modernin työympäristön rooli on äärimmäisen tärkeä.  Viestinnän mahdollistaa vieraskäyttöön otettu Teams sekä hanketta varten luotu intranet Pulssi. Myös kaikki dokumentit sijaitsevat keskitetysti ja hallitusti SharePointissa. Yhteinen kalenteri mahdollistaa hankkeen etenemisen seuraamisen läpinäkyvästi kaikille osapuolille. Modernin työn pelikirja kertoo mitä digitaalista työkalua on tarkoitus käyttää mihinkin tarkoitukseen, kenen käyttöön työkalut on tarkoitettu sekä miten käyttöoikeudet määräytyvät.

Henkilöhallintaa ja perehdytysprosessia automatisoitu Power Platformilla

Henkilöhallinta näyttelee myös merkittävää roolia allianssissa. Kustannustehokkaan ja monikäyttöisen SharePointin päälle on rakennettu mm. perehdytysprosessi tentin ja hyväksyntöjen kera sekä koko verkoston jäsenten hallinta. Henkilöhallinnassa on käytetty myös kattavasti Power Platformin eri osa-alueita, mm. oikeuksien antaminen on automatisoitu kutsuvaiheessa ja perehdytyksistä sekä henkilöistä organisaatioittain on saatavilla raportteja.

Käyttöoikeuksien luvittaminen helpoksi SharePointiin

Tietohallinnon tarpeita varten luotiin käyttöoikeuksien hallintaa varten helppo oikeuksienjakotyökalu SharePointiin. Näin saatiin asiakkaalle käyttäjälähtöinen tapa luvittaa ja seurata oikeuksia. Työkalu varmistaa myös tiedon jakamisen kilpailuoikeudellisesti oikein hankkeessa, missä työskentelee ihmisiä useasta kymmenestä eri organisaatiosta.

Tilannekuvaraportointi Power BI:n avulla

Hankkeen etenemistä seurataan Power BI -raporttien avulla. Jatkuvan ja reaaliaikaisen raportoinnin ansioista tarvittavat henkilöt pysyvät koko ajan kartalla missä mennään esim. rakennusprojektin kustannusten, aikataulun, muutosten ja riskienhallinnan osalta. Raporteilta näkyvät myös kehitysideat, päätöslokit, turvallisuustilanne sekä henkilöhallinta. Raportteja julkaistaan Teamsissä sekä kootusti LYSin intranetissä. Premium-lisenssi mahdollistaa kaikille allianssiin kuuluville pääsyn raporteille.

Tehokkaan raportoinnin mahdollistaa keskitetty tietovarasto, jonne dataa tuodaan päivittäin automaattisesti Data Factoryn avulla useista hyvin erilaisista lähteistä. Kustannustehokas Azure SQL -tietokanta on myös raportoinnin ja muiden sovellusten käytössä. Tietoalustan automaattinen monitorointi auttaa vikatilanteiden tunnistamisessa ja mahdollistaa nopean reagoinnin tarvittaessa.

Työkalu laskujen esitarkastusta varten

Asiakkaan laskujen esitarkastusprosessia on järkeistetty Power Apps:llä luodun työkalun avulla. Laskuja ei enää tarvitse lähetellä edestakaisin sähköpostitse, mikä myös lisää prosessin tietoturvallisuutta. Tämä työkalu rakennettiin ketterästi ja nopeasti neljän kuukauden aikana, ja sitä kehitetään tarvittaessa asiakkaan toiveiden mukaisesti.

Nopeasti pystytetty tiedolla johtamisen työkalu rakennushankkeen vauhdittajana

Tyhjältä pöydältä rakennettu digitaalinen Microsoft-työympäristö mahdollistaa Laakson yhteissairaalan rakennushankkeelle modernit työtavat, tilannekuvan ja raportoinnin sekä keskitetyn henkilöstöhallinnon ja perehdytysprosessin.

Tämä vaativa ja onnistunut yhteishanke on erinomainen osoitus siitä, mitä järjestelmällisellä digitaalisten työvälineiden käyttöönotolla, toimivalla kommunikaatiolla ja asiantuntevan kumppanin avulla voidaan saada aikaiseksi. Voin ylpeänä todeta, että allianssina olemme rakentamassa sairaalaa, jonka digitaalinen työympäristö tukee kehittymistä myös jatkossa. – Marko Virtanen, Toimitusjohtaja, Kiinteistöosakeyhtiö Laakson yhteissairaala

• Yli 800 käyttäjän moderni digitaalinen työympäristö pystytettiin kuudessa kuukaudessa
• Tilannekuvat ja raportit ovat kaikkien hankkeeseen osallistuvien hyödynnettävissä
• Sujuva tiedonkulku, kommunikaatio ja yhteistyö mahdollistettiin yli 30 organisaation allianssille
• Käyttäjäystävällinen järjestelmä satojen allianssiin osallistuvien henkilöiden hallintaan
• Jatkuva tietoturvasta huolehtiminen ja parhaiden käytäntöjen jalkauttaminen

Tavoitteen mukainen digitaalinen työympäristö, joka tukee kehittymistä myös jatkossa
Digitaalinen työympäristö toteutettiin Scrum-menetelmään liittyvin sprintein. Sprinttejä tehtiin yhdeksän kappaletta, ja ne ajoittuivat välille 12/2021 – 6/2022, jonka jälkeen asiakkuus siirtyi Meltlaken jatkuvien palveluiden piiriin.

Meltlaken jatkuvat palvelut huolehtivat hankkeen muuttuvista tarpeista myös tulevaisuudessa

Työympäristön käyttöönoton jälkeen Laakson yhteissairaala jäi Meltlaken jatkuvien palveluiden piiriin, sillä allianssin teknologiatarpeet muuttuvat projektin edetessä. Itse rakentaminen alkaa tontilla kesällä 2023, mikä tarkoittaa sitä, että myös työympäristön kehitys- ja ylläpitotyö jatkuu. Rakennushankkeelle tullaan rakentamaan uusia integraatioita, jotta tilannekuva ja raportointi palvelevat hanketta parhaalla mahdollisella tavalla. Meltlake pystyy Power Platformin työkaluilla vastaamaan myös uusien tarpeiden osalta nopeasti ja ketterästi.

Koska myös Microsoft päivittää, parantaa ja julkaisee uusia ominaisuuksia pilvipalveluihinsa tiheään tahtiin, tarve muutoksella ja kehitykselle on jatkuvasti läsnä. Meltlake on allianssin apuna, mikäli työympäristön kanssa esiintyy kehitystarpeita tai haasteita. Isompien kehityskohteiden osalta voidaan tarvittaessa nopeasti käynnistää kehitysprojekteja Scrum-menetelmiä hyödyntäen, mitkä valmistuttuaan jalkautuvat jatkuviin palveluihin. Myös pienet muutokset ja kehitys hoituu jatkuvien palveluiden tiimin toimesta.

Laakson yhteissairaala

Laakson yhteissairaala on Helsingin kaupungin ja HUSin yhteishanke, jossa rakennetaan Laakson sairaala-alueelle kaksi uutta ja peruskorjataan kaksi sairaalarakennusta sekä rakennetaan uusi sairaalarakennus Ohkolan alueelle Mäntsälään. Sairaaloissa tarjotaan tulevaisuudessa psykiatrista ja somaattista sairaanhoitoa, ja sairaansijoja on noin 930.

Hankkeen toteuttamiseksi on perustettu Helsingin kaupungin ja HUSin puoliksi omistama kiinteistöosakeyhtiö Laakson yhteissairaala. Hanke toteutetaan allianssimallilla.