Tehokkuutta ja selkeyttä – hajautetusta raportoinnista yhtenäiseen Power BI -malliin Walki Groupissa
Walki Groupin raportointi oli hajautettu, paikoittain epäluotettava eikä siinä ollut läpinäkyvyyttä. Projektin myötä käytössä olevan Power BI -raportoinnin potentiaali hyödynnettiin, ja nyt Walkilla on käytössään selkeät raportit, joiden visuaalisten elementtien avulla tunnuslukujen ja trendien huomaaminen sekä analyysien tekeminen on helpompaa. Uusi raportointimalli on luotettava ja lisää työn tehokkuutta. Power BI -hallintomalli huolehtii tästä pitkällä aikavälillä.
Asiakastarina lukuina
Uusia raportteja
Päivitettyjä raportteja
Uusia tietolähteitä
Projektin ensimmäisen vaiheen kesto kk
Walki Groupin raportointi uudistuu Dynamics 365 F&O -projektin myötä
Walki Group on johtava teknisten laminaattien ja suojapakkausmateriaalien valmistaja, joka on erikoistunut kuitupohjaisten, älykkäiden monikerroslaminaattituotteiden toimittamiseen useisiin käyttökohteisiin energiaa säästävistä rakennuspinnoitteista pakkausten sulkuratkaisuihin. Walki Group työllistää lähes 2 000 työtekijää 12 maassa, ja sen 17 tehdasta sijaitsevat ympäri Eurooppaa sekä Kiinassa.
Kun Walki vaihtoi ERP-järjestelmänsä, oli samalla otollinen hetki uudistaa myös raportointi ja tietovarasto, jotka kaipasivat päivitystä. Uuden ERP-järjestelmän käyttöönoton myötä asiakkaalla oli käytössä perustason raportointi, jota he nyt pyrkivät laajentamaan ja jalostamaan.
Ennen uudistusta asiakkaan raportointi oli hajautettu eikä siihen ollut keskitettyä näkymää, mikä johti päällekkäisiin raportointikäytäntöihin. Raporttien määrittelydokumentaatio oli puutteellinen, mikä heikensi raporttien luotettavuutta. Uudistuksen myötä otettiin käyttöön Power BI -raportointi, mutta sen potentiaalia ei täysin hyödynnetty, ja raportit koostuivat pääasiassa taulukkomuotoisesta raakadatasta.
Uudistuksen perusosan jälkeen tavoitteena oli kehittää moderni, kompromisseja kaihtamaton tietovarasto- ja raportointiratkaisu, joka on läpinäkyvä, luotettava ja yhtenäinen. Meltlake valikoitui kumppaniksi projektiin tuomalla lisäarvoa asiakkaan ajatuksia rakentavasti haastamalla sekä selkeällä tarjonnalla.
Visuaalisuus ja dynaamisuus Walki Groupin raportoinnin uudessa aikakaudessa
Walki Group oli aloittanut data-alustan ja raportoinnin kehittämisen osana Dynamics 365 F&O -toteutusprojektia. Meltlake toteuttaa ketterällä mallilla Walkille tietovarastointia ja raportointia, mikä on tuonut mukanaan tehokkuutta ja luotettavan työtavan kehittää raportteja. Liiketoiminnan moninaisten tarpeiden vuoksi raportoinnin määrittelyyn keskityttiin huolellisesti. Loimme työtavan, jolla saadaan raporttien tarkoitus, yleisö ja tarvittavat tiedot sekä mahdolliset säännöt otettua huomioon jo kehitysvaiheessa. Määrittelytyöhön osallistuu asiakkaan projektivastaavan lisäksi henkilöstöä myynnistä, ostosta, tietovarastoinnista ja ERP-järjestelmän parista.
Perinteisten raporttien lisäksi Meltlake on tuonut rinnalle erilaisia visuaalisia elementtejä, jotka helpottavat trendien seurantaa ja poikkeamien havaitsemista. Taulukkomuotoiseen dataan tottuneena henkilöstöllä oli haasteita raporttien visuaalisten ilmeiden määrittelyn mahdollisuuksissa, mutta tässä luotettava ja osaava kumppani toi lisäarvoa. Taulukot ovat nyt myös dynaamisia, mikä tekee suurten raporttien tarkastelun helpommaksi. Lisäksi tiedot on yhdistetty uudelleenkäytettäviin master datasetteihin, mikä parantaa tiedonhallintaa. Uusien raporttien tekeminen helpottuu, kun tietoa ei tarvitse aina erikseen luoda raporttikohtaisesti.
Raportteja on toteutettu ja iteroitu kolmessa eri vaiheessa. Keväällä 2023 aloitettu 6kk projekti tähtäsi raportoinnin käyttöönottoon Puolan tehtaalla syksyllä 2023. Seuraava vaihe uuden raportoinnin käyttöönotossa oli Saksassa toukokuussa 2024, ja viimeinen käyttöönoton vaihe toteutuu syksyllä 2024.
Vuoden 2023 aikana:
- Tuotettiin 13 raporttia valmiiksi
- Korjattiin tai paranneltiin 9 vanhaa raporttia
- Tuotiin kokonaan uusi tietolähde tietovarastoon
Vuoden 2024 kevään aikana:
- 4 tuotantovalmista raporttia
- 4 raporttia työn alla
Jotta uuden raportointikokonaisuuden tehokkuus ja toimivuus säilyisivät pitkällä aikavälillä, asiakkaalle kehitettiin kattava Power BI -hallintomalli. Tämä malli varmistaa, että raportointijärjestelmä pysyy ajan tasalla, on helposti hallittavissa ja että sen käyttö on mahdollisimman tehokasta. Hallintomalli sisältää ohjeistuksia ja käytäntöjä raporttien päivityksille, käyttöoikeuksien hallinnalle sekä datan laadun varmistamiselle.
Meltlakelta saimme nopeutta ja laatua raportoinnin kehitykseen. Lyhyiden määrittelypalaverien jälkeen saimme jo hyvän raporttipohjan keskustelun tueksi, joka nopeutti kehitystä ja auttoi loppukäyttäjiä ymmärtämään raporttien mahdollisuudet.
Futurice Familyn tuki
Projektissa hyödynnettiin aikataulusyistä Meltlaken käytössä olevaa ainutlaatuista voimavaraa Futurice-perhettä. Futurice Family:n yhtiöt ovat toistensa tukena tarvittaessa kukin oman erikoisosaamisensa pohjalta ilman monimutkaisia kumppanirakenteita asiakkaan näkökulmasta. Tässä projektissa mukana oli dataan erikoistunut sisaryhtiö Recordly.
UUSI RAPORTOINTI TUO TEHOKKUUTTA JA LUOTETTAVUUTTA LIIKETOIMINNAN TARPEISIIN
Projektin myötä Walkin henkilöstö on alkanut ymmärtämään datasta jalostetun tiedon arvoa. Visuaalisen käyttöliittymän avulla saadaan enemmän tietoa kerralla, eikä dataa tarvitse itse analysoida päivittäin. Nyt yhdellä vilkaisulla näkee saman, kuin aiemmin erikseen erillisellä työkalulla analysoimalla saatavilla olevaa data. Tämä tulee säästämään aikaa tulevaisuudessa etenkin uusien työntekijöiden osalta, kun raporttien tulkinnan opetteluun ei kulu viikkoja aikaa.
Nyt Walkilla on:
- Selkeät raportit, joiden käyttöönotto onnistuu pienellä opastuksella.
- Listamuotoiseen raportointiin tuotu visuaaliset elementit, joiden avulla tunnuslukujen ja trendien huomaaminen sekä analyysien tekeminen on helpompaa.
- Valmius yhtenäiselle raportoinnille (tulevillekin tehtaille)
- Työtapa luoda raportteja luotettavalla sisällöllä, tehokkaasti
Ei pidä miettiä liikaa kokonaiskustannusta, vaan miten ja kenen kanssa projektin saa oikeasti tehtyä läpi.
Viimeisin käyttöönoton vaihe suoritetaan syksyllä 2024, kun Walkin kaksi suurinta tehdasta otetaan uuden raportoinnin piiriin. Sen myötä uudesta raportoinnista tulee Walki Groupin pääraportointimalli. Seuraava kehitysaskel asiakkaan kanssa on Microsoftin Fabric -analytiikkaratkaisun käyttöönotto syksyllä 2024.
Walki Group
Walki Group on Suomalainen teknisten laminaattien ja suojapakkausmateriaalien valmistukseen erikoistunut yritys, joka tunnetaan panostuksestaan innovaatioihin, kestävään kehitykseen ja korkealaatuisiin valmistusprosesseihin. Yrityksen tavoitteena on tarjota ympäristöystävällisiä ratkaisuja, joissa käytetään usein kierrätettäviä ja uusiutuvia materiaaleja tuotteissaan. Walki Group toimii globaalisti ja sen tehtaita on ympäri Eurooppaa sekä Kiinassa.
