Kuntarahoituksen modernin työn projekti muutoksen ja kulttuurin tukemisen vauhdittajana

Selkeyttä dokumenttien hallintaan ja viestintäkanavien uudelleen positiointi

Kuntarahoitus halusi kehittää sisäistä viestintää ja parantaa tiedon liikkumista. Organisaatio oli kasvanut ja sen rakenteet muuttuneet vuosien varrella vauhdilla. Samalla kun mm. pandemian myötä viestintäkanavien määrä oli kasvanut, oli tiedon ja dokumenttien järjestelmällinen ylläpito jäänyt taka-alalle selkeän omistajuuden puuttuessa.

SharePoint 2013:n päälle rakennettu on-premises intranet oli sisällöltään ja käyttökokemukseltaan hapantunut ja se toimi ainoastaan virallisena dokumenttikirjastona. Dokumentit olivat hajallaan vanhassa intrassa, verkkolevyillä, ja Teamsissä. Lisäksi Confluenceen oli alkanut muodostua varjointranet. Pandemian ja etätyön myötä uutisointi oli siirtynyt vauhdilla vain keskustelukanavaksi käyttöönotettuun Teamsiin ja sen kasvaessa tieto alkoi toden teolla hajaantumaan usealle eri kanavalle ja sitä oli vaikea löytää.

Kun Microsoft 365 -lisenssitkin oli otettu käyttöön kaikille työntekijöille, oli aika tehdä digiloikka ja siirtyä moderniin hybridityöhön. Uuden teknologian käyttöönotto haluttiin kuitenkin tehdä hallitusti, joten avuksi otettiin kumppani, joka auttaisi niin uusien työkalujen käyttöönotossa kuin toimintatapojen muutoksessa.

Kulttuurin vaaliminen keskiössä myös hybridityössä

Projektiin lähdettiin syksyllä 2021, kun Kuntarahoitus valitsi Meltlaken modernin työn kehityskumppanikseen. Design sprintin kautta selvitettiin ensimmäisenä, miten työtä voisi tehdä joustavammin ja miten muutama vuosi aiemmin käyttöönotettu Microsoft 365 -alusta palvelisi yhtiön työntekijöitä entistäkin paremmin.

Design Sprintissä tekemisen tueksi tehtiin modernin työn tiekartta, tavoitetila Kuntarahoituksen järjestelmistä sekä pilottitoteutus uudesta intranetistä, joka tunnistettiin ensimmäiseksi uudistuksen tarpeessa olevaksi kohteeksi.

Tavoitteeksi asetettiin ihmisten välinen mutkaton yhteistyö ja viestintä myös silloin kuin töitä tehdään etänä. Sen keskiössä ovat yhteiset pelisäännöt ja työskentelytavat, mutta myös moderni dokumentinhallinta ja työvälineet.

Projektia jatkettiin ensimmäisen design sprintin ja pilottijakson jälkeen ketterin menetelmin kolmen kuukauden kehitysjaksoissa, joissa tekemistä priorisoitiin kuukauden sprinteissä. Koska prioriteetit ja tavoitteet oli määritelty modernin työn design sprintissä suunniteltuun tiekarttaan, oli niitä helppo tarkentaa sprint -kohtaisesti tietämyksen ja toiveiden kehittyessä sekä projektin edetessä.

Samassa yhteydessä rakennettiin uusi hankintapäätöskokonaisuus Power Platform -kokonaisuutta hyödyntäen.

Ei vain teknologiauudistus vaan hallittu, kokonaisvaltainen työpäivä ja työtapamuutos

Intranet pilotoitiin ensimmäisenä HR-sisällöllä. Dokumentit siirrettiin samalla verkkolevyiltä pilveen ja myös Teamsiin päätyneet, koko organisaation kannalta tärkeät dokumentit keskitettiin SharePointiin.

Pilveen siirtymisen myötä tiedostot ovat joustavammin kaikkien kuntarahoituslaisten käytettävissä ja nyt Kuntarahoitus voi mahdollistaa täysin etänä tehtävän työn ja osaajien rekrytoinnin myös Helsingin ulkopuolelta. HR –osion pilotoinnin jälkeen uuteen intranetiin on rakennettu myös uutiskeskus ja etusivu.

Modernin työn uudistuksessa tekninen toteutus on kuitenkinvain pienessä roolissa, sillä projektissa muovattiin kokonaisvaltaisesti kuntarahoituslaisten kulttuuria, työpäivää ja tapoja, joilla ihmiset viestivät, tuottavat aineistoja ja tekevät yhteistyötä eri toiminnoissa, yksiköissä ja yksiköiden välisessä yhteistyössä.

Suurin tehtävä onkin muutoksen jalkauttamisessa sisäisesti. Modernin työn muutoksen tueksi luotiin uudistusprojektin varhaisessa vaiheessa modernin työn pelikirja. Pelikirja on tarkoitettu kaikille kuntarahoituslaisille ja sen tarkoitus on tarjota käytännönläheisiä ohjeita ja suositukset organisaation tukemista yhteisistä työskentelytavoista ja työvälineistä. Lisäksi kuntarahoituslaiset perustivat modernin työn kehitysryhmän, jolle suunniteltiin toimintamalli ohjaamaan tekemistä tulevaisuudessakin.

Pelikirjan ja sen ympärille luodun ryhmän avulla pidetään huoli siitä, että työntekijät löytävät tiedon uusista paikoista, ja toiminta jatkuu pelikirjaan kirjattujen sovittujen toimintatapojen mukaan myös tulevaisuudessa. Uusia toimintatapoja harjoitellaan projektin aikana käytännön tasolla, jotta kuntarahoituslaiset ovat omavaraisia myös yhteisen projektin päättymisen jälkeen.

Meltlake on saanut paljon kiitosta erityisesti siitä, että he eivät puhu vain IT-projektijargonia, vaan kommunikointi on Ihmislähtöistä. Meltlakella on myös superhyvä ymmärrys luonnollisesti myös teknisista asioista, joten yhteistyö ympäri organisaation on sujuvaa. -Tiina Lammi, Kehityspäällikkö, Kuntarahoitus

Teknologiauudistus ja sitä kautta myös muutosjohtaminen jatkuvat ainakin vuoden 2023 niin sisäisesti kuin Meltlaken avustuksella. Vuoden 2023 jatkoprojektin tavoitteet on juonnettu suoraan Kuntarahoituksen strategisista painopisteistä ja tavoitteiden mittaamiseen sekä toteuttamiseen päätettiin lähteä soveltamaan OKR (Objectives and Key Results) -mallia.

Tämä uudistus on iso muutos Kuntarahoituksen toimintatapoihin. Meillä on ollut sisäisesti aika pieni porukka viemässä tätä sinnikkäästi eteenpäin. Meltlake on ollut tässä korvaamattomana apuna, omin päin emme olisi pärjänneet. -Tiina Lammi, Kehityspäällikkö, Kuntarahoitus

Kuntarahoitus

Kuntarahoitus on kuntien, Kevan ja valtion omistama rahoituslaitos, joka tarjoaa monipuolisia rahoituspalveluja kuntasektorille ja sosiaaliseen asuntotuotantoon. Kuntarahoitus on alansa arvostettu toimija ja oman segmenttinsä markkinajohtaja Suomessa. Kuntarahoituksella työskentelee noin 180 asiantuntijaa. Kuntarahoitus tuottaa tehokkaasti ja joustavasti asiakkaiden arvostamia rahoitusratkaisuja. Suomessa Kuntarahoitus on asiakasryhmälleen tärkein rahoittaja.