Kuntapalveluiden sähköistäminen – osaamista OSKU-hankkeen avulla

OSKU – osaava kunta -hankkeen tavoitteena on kasvattaa Kouvolan ja Kotkan työntekijöiden osaamista kuntapalveluiden ja prosessien digitalisoinnissa.

Meltlaken vetämiin ja hankkeen organisoimiin lähi- ja etäkoulutuksiin vuoden 2023 jälkipuoliskolla osallistui yli sata Kouvolan ja Kotkan kaupungin työntekijää. Puolen vuoden aikana rullanneet koulutukset koostuivat neljästä eri koulutuskokonaisuudesta, joissa käsiteltiin muun muassa millaisia kunnat ovat vuonna 2035, palvelumuotoilun perusteita, sekä kerrytettiin osaamista ja työkaluja prosessien ja asiakaspalvelupolkujen kuvaamisesta, muutoksenhallinnasta ja digipalveluiden jalkauttamisesta.

Digitalisointi lähtee käyttäjälähtöisestä prosessin uudistamisesta

Kouluttajina toimivat Meltlaken palvelumuotoilun ja muutoshallinnan asiantuntijat Maiju Salonen ja Reeta Tammisto, jolla on kokemusta koulutuksen ja opetuksen palveluiden digitalisoinnista. Tavoitteena oli saada osallistujat tarkastelemaan nykyisiä prosesseja sekä kriittisesti että pitkän aikavälin kehitys huomioiden, ja uudistamaan ne asiakaskeskeisiksi, eri sidosryhmiä palveleviksi digitaalisiksi prosesseiksi.

Raskaasta ja monimutkaisesta manuaalisesta prosessista ei pidä tehdä sähköistä versiota, vaan uudistaa prosessi ensin palvelumuotoilun keinoin.

”Me haluamme tuottaa käyttäjälähtöisiä ja saavutettavia varhaiskasvatukseen, kulttuuriin, liikuntaan, hyvinvointiin ja kaupunkiympäristöön liittyviä palveluita kuntalaisille ja elinkeinoelämälle. Käyttäjälähtöisyys ja kuntalaisten huomioon ottaminen digitaalisia palveluja suunniteltaessa on kaiken ytimessä, ei hallinto tai järjestelmä. Näin kuntalaisten oma asiointi ja tyytyväisyys kuntaan paranee” tähdentää Marika Terä, OSKU – Osaava kunta -hankkeen projektipäällikkö.

Prosessin omistajien tulisi ymmärtää, mitä tehdään. Hankkeen tavoitteena on kouluttaa tähän ajattelutapaan sekä prosessien digitalisoimiseen, kasvattaa siihen liittyvää osaamista ja kyvykkyyksiä. -Marika Terä, OSKU – Osaava kunta -hankkeen projektipäällikkö.

Osallistujat pääsivät konkreettisesti töihin Meltlaken kouluttajien tukemina esimerkkiprosessien avulla. Muuan muassa kirjaston asiakkaaksi ilmoittautumista, perehdyttämistä, kompostointi-ilmoitusten tekoa, perusopetuksen palveluohjausta ja viljelypalstojen hallinnointia tarkasteltiin ja muotoiltiin uudelleen palvelumuotoilun keinoin.

Osaamisen kasvattamisesta pitkän aikavälin hyötyihin

Koulutuksien tarkoituksena oli herätä ja oivalluttaa palvelujen digitalisoinnin eri vaiheisiin, haasteisiin ja hyötyihin. Suurimmat hyödyt panostuksiin nähden voidaankin saavuttaa sähköistämällä kuntalaisten palvelujen sijaan ensin esimerkiksi kunnan sisäistä toimintaa.

Palaute koulutuksista oli sekä erinomaista että rakentavaa. Koulutuskokonaisuus ja kouluttajat saivat erinomaista palautetta, toisaalta myös koulutuksen tarpeellisuus, konkretia ja lähtökohdat kyseenalaistettiin.

”Hyödyt tulevat näkyviin ajan kuluessa, kun on otettu koulutuksen työkalut käyttöön ja työskentely on aloitettu. Kunnat päättävät, miten matka tästä jatkuu. Digitalisointi tuo kuitenkin kustannustehokkuutta pitkällä aikavälillä”, Terä kertoo. ”Digitalisointiin tarvitaan lisää osaamista ja kyvykkyyttä. Osaamisen kasvattaminen on paras keino päästä palvelujen digitalisoinnissa eteenpäin.”

OSKU osaava kunta -hanke

OSKU osaava kunta on Kouvolan ja Kotkan kaupunkien yhteinen projekti, jonka tavoitteena on lisätä organisaatioiden ja henkilöstön digitalisointikyvykkyyksiä, muun muassa kouluttamalla henkilöstöä ja siten tukea organisaation toimintaa. Hankkeen tavoitteena on kasvattaa kyvykkyyttä digitalisoida olemassa olevia prosesseja ja tuottaa uudet prosessit digitaalisina.