Kontista Kontraan – Kouvolan kaupungin intranet tähän päivään modernin SharePointin avulla
Kouvolan kaupungilla oli intranet joka ei enää vastannut tarpeisiin. Sisällöntuotannossa ja haun toiminnallisuuksissa oli haasteita. Meltlake valittiin avuksi uuden intranetin suunnitteluun ja tekniseksi toteuttajaksi ja nyt käytössä on pilveen rakennettu moderni SharePoint intranet, joka on toiminnallisuuksiltaan aikaisempaa parempi.
Asiakastarina lukuina
Työntekijöitä
Konseptityöpajojen osallistujia
Projektin kesto kk
Kohti modernimpaa intranetiä ja hiotumpia sisällöntuotannon prosesseja
Kouvolan kaupungin n. 3000 työntekijän käytössä ollut “Kontti”, klassisen SharePointiin rakennettu intranet oli teknisesti tiensä päässä ja myös uutisoinnin tarve oli kasvanut.
Uuden, modernin SharePointin päälle rakennettavan intranetin sisällöntuotannon koettiin olevan omaksuttavampaa ja näin myös uutisoinnin kynnyksen uskottiin helpottuvan.
Konseptityöpajoista puhtaalta pöydältä aloitettuun sisällöntuotantoon
Projekti aloitettiin maaliskuussa 2022 konseptityöpajoilla, joihin osallistui kymmenen henkilöä tietohallinnon, viestinnän ja HR:n lisäksi kaupungin eri yksiköistä. Konseptityöpajojen pohjalta esiteltiin projektin ohjausryhmälle tulevan Kontran konsepti, jota tarkennettiin teknisessä määrittelyvaiheessa.
Kun ohjausryhmä oli hyväksynyt sisältösuunnitelmat, päästiin elokuussa itse sisällöntuotantoon joka uuteen intranetiin aloitettiin puhtaalta pöydältä. Uuden sisällön tuotanto jatkui aina lanseeraukseen saakka.
Uuden intranetin käyttöönotto aloituspalaverista sen lanseeraukseen uusine sisältöineen kesti noin yhdeksän kuukautta.
Uudistunut ja moderni intranet joka palvelee koko henkilöstöä
Uudessa intranetissä sisällöntuotanto on tehty helpommaksi, kun käytössä on erilaisia sivupohjia ja opastuksia niiden käyttöön. Helpommin käytettävän teknologian myötä ajantasaisen tiedon löytyvyys sekä hallittavuus ovat parantuneet entisestä huomattavasti. Samalla kaupungin sisäisesti tehtiin kokonaisvaltaisempi toimintatapamuutos ja panostettiin uuden prosessin kehittämiseen.
Uuteen intranetiin pääsee nyt myös Teamsin kautta, joka mahdollistettiin Viva Connectionsia hyödyntämällä.
Tavoitteenamme projektissamme oli luoda henkilöstölle uusi, koko henkilöstön yhteinen intranet, joka tukee yleisesti digitaalisuuden hyödyntämistä Kouvolan kaupungissa. Toimittajana Meltlake onnistui tuoreilla ajatuksilla ja havainnollisilla esityksillä suunnittelemaan meille yhteistyössä käyttäjien kanssa modernin intranetin, joka vastaa tarpeitamme. Työskentely Meltlaken kanssa oli ketterää ja työpajatyöskentely miellyttävää. -Marika Terä, Projektipäällikkö @Kouvola
Kouvolan kaupunki
Kouvolan kaupungin palveluorganisaatiossa on kolme toimialaa: Konsernipalvelut, Sivistys sekä Tekniikka ja ympäristö ja näiden alla työskentelee noin 3000 henkilöä. Kouvolan kaupungissa asuu n. 80 000 asukasta.
