Hajautuneen intranetin muodonmuutos hallituksi pilviversioksi: Case Fennia
Fennialla oli käytössään SharePoint on-premises -intranet, jonka elinkaari oli tullut päätepisteeseen. Sisällöt olivat ajan saatossa vanhentuneita ja tieto oli hajautunut moniin eri paikkoihin. Meltlake lähti yhdessä Fennian kanssa tuomaan intran pilveen ja tähän päivään. Aikaa napakasti vedettyyn uudistukseen meni vain kahdeksan kuukautta.
Asiakastarina lukuina
Intranetin käyttäjiä
Luotu intranetin hallintamalli
Modernin työn ryhmä perustettu
Vakuutusyhtiö Fennian intranetillä on noin 1000 käyttäjää ja se on oleellinen osa digitaalista työympäristöä. Fennia oli perustanut vuonna 2021 modernin työn ryhmän, jonka tehtävänä on tietotyön ja siihen liittyvän osaamisen kehittäminen. Uusi intranet haluttiin kytkeä tiiviimmin osaksi työryhmän tiekarttaa. Uudistuksella tavoiteltiin myös intran yhdistämistä muihin M365-palveluihin.
Esiselvityksillä käyttäjien ääni kuuluviin
Vanhassa intranetissä sisältö oli monin paikoin vanhentunutta ja esimerkiksi uutisten julkaisuun oli korkea kynnys. Tieto oli osittain hajautunut ja siiloutunut työtiloihin, joista suurimmista oli muodostunut varjointroja.
Sisältörakenne kaipasi selkiyttämistä ja hallittavuutta: sekä käyttökokemusta että ylläpidettävyyttä haluttiin parantaa. Nämä sisällöt haluttiin tuoda jatkossa osaksi yhtä yhteistä, kaikkien fennialaisten käytössä olevaa intraa.
Kun Meltlake hyppäsi mukaan modernisoimaan intranetiä, oli Fenniassa jo tehty kattavia selvityksiä ja sisäisiä kyselyitä uudistustarpeista.
Intranetille oli määritelty selkeä oma rooli talotason tiedonsaannin ykköskanavana siten, että se
- tukee avointa ja aktiivista sisäistä viestintää
- parantaa työntekijäkokemusta ja tukee tavoitekulttuuria
- muodostaa muiden työkalujen kanssa yhtenäisen digitaalisen työympäristön.
Meltlake jalosti jo kerättyä tietoa intranetin esiselvityksellä, jossa kartoitettiin, miten moderni SharePoint pystyy vastaamaan näihin tarpeisiin. Johtopäätöksiä täydennettiin vielä loppukäyttäjien ryhmähaastatteluilla.
Uusi SharePoint -intranet sisältö edellä
Fennian puolelta intranet-uudistus toteutettiin sisältö edellä, yhteisponnistuksena viestinnän, IT:n ja HR:n kesken. Sisältötyö aloitettiin kartoittamalla vanhan intranetin sisällöt: mitkä asiat tarvitaan myös uuteen intraan, miten säilytettäviä sisältöjä täytyy päivittää ja mitä uutta sisältöä tuotetaan. Sisällöille etsittiin omistajat, ja syväosaajien tekemän rakennesuunnittelun jälkeen mukaan otettiin sisällön ylläpitäjät ja päivittäjät.
Sisällöntuottajien ohjaamiseen ja tukemiseen käytettiin paljon aikaa, jotta sisällöntuotanto uudessa intranetissä on vaivattomampaa ja helpompaa. Julkaisutoimintojen teknisen käyttöopastuksen lisäksi sisällöntuottajat saivat vinkkejä hyvän verkkotekstin laatimiseen ja sisällön asetteluun siten, että käyttäjät löytävät etsimänsä asiat intrasta helposti ja nopeasti. Sisällöntuotannossa huomioitiin käytettävyys myös mobiililaitteilla.
Intranetille luotiin projektin yhteydessä selkeä intranetin hallintamalli, jonka tarkoituksena oli tuoda näkyväksi kuka vastaa sisällön päivityksestä ja kuka omistaa tiedon. Intranetiin toteutettiin lisäksi sisällönhallintanäkymä, josta sisältöjen ylläpitäjät näkevät kaikkien omistamiensa sivujen statuksen ja milloin niitä on viimeksi päivitetty.
Uudessa intranetissä haluttiin hyödyntää mahdollisimman paljon SharePointin valmiita ominaisuuksia, ainoastaan työkalut-toiminnallisuus kustomoitiin.
Projektissa hyödynnettiin myös PnP Search -toiminnallisuuksien avulla toteutettua uutiskeskusta ja sisällönhallintanäkymää sekä Microsoftin Viva Connections -sovellusta, jolla intranet tuotiin Teamsiin.
Moderni käyttökokemus tukee sisällön luomista ja löytämistä
Uuden intranetin myötä kynnys päivittää sisältöä on madaltunut. Sisällöntuottajat kokivat jo projektin aikana, että uudet julkaisutoiminnot ovat helppokäyttöisiä ja sivuista saa eri elementtien ja verkko-osien avulla tyylikkäitä ja moderneja. Myös pääkäyttäjien on sujuvampi päivittää etusivua, mikä on tehnyt siitä eläväisemmän.
Intranetin rakenne on yksinkertaistunut ja haku toimii paremmin, mikä edesauttaa tiedon löytymistä ja sujuvoittaa fennialaisten työpäivää. Myös erillisten työtilojen yhdistäminen intranetiin purki syntyneitä tietosiiloja. Moderni tekninen alusta ja loppukäyttäjien lähtökohdista laadittu sisältö mahdollistavat hyvän käyttökokemuksen.
Pyrimme kohti selvää päämäärää koko projektin ajan, ja vaikka tekemistä oli paljon, uusi intranet saatiin käyttöön tavoiteaikataulussa. Satsaus sisällöntuotantoon kannatti ja oli hyvä, että saimme siihen tukea myös Meltlakelta. Meltlakella on vahva asiantuntemus, ja he osaavat asiansa. Sen lisäksi heidän kanssaan on hauska tehdä töitä. -Suvi Hosia, viestintäpäällikkö ja intranetin liiketoimintaomistaja, Fennia
Intranetin kehitystä jatketaan edelleen vuoden 2023 aikana Meltaken ja Fennian tietotyöryhmän kanssa, samoin kuin laajempaa modernin työn ja digitaalisen työympäristön kehitystä ja suunnittelua.
