Finnlinesin asiakkuuksiin ja myyntiin läpinäkyvyyttä CRM-järjestelmän avulla

Liikaa hiljaista tietoa ja manuaalista työtä asiakkuuksien hallinnassa

Myynnillä ei ollut digitaalista myyntijärjestelmää, jolla voisi seurata myynnin suunnittelua, hinnoittelua ja sopimusten tekemistä asiakaskohtaisesti. Mitään paikkaa, jonne tallentaa kootusti asiakkaan kanssa sovittuja asioita sekä tapaamisten muistiinpanoja, ei ollut.

Asiakkuudenhallinnalle ei siis myöskään ollut digitaalista järjestelmää, hiljaista tietoa oli paljon ja tälle tiedolle ei ollut tallennuspaikkaa.  Vaati paljon manuaalista työtä nähdä kokonaisvaltaisesti asiakkuuden tilanne, sillä se piti koota useista eri lähteistä.

Asiakastieto kootusti saataville Dynamics 365 -järjestelmää ja Power Apps –sovellusta hyödyntäen

Finnlines hyödynsi jo Microsoftin Dynamics 365 –järjestelmää asiakasrekisterinä. Nyt yritys halusi ottaa järjestelmän laajemmin käyttöön tukemaan proaktiivista myyntiä, tuomaan läpinäkyvyyttä asiakkaan kanssa sovittuihin asioihin sekä keräämään asiakkuuksiin liittyvät tiedot yhteen paikkaan.

Yhdessä Finnlinesin myyntijohdon sekä myynnin loppukäyttäjien kanssa uudelle CRM-järjestelmälle suunniteltiin ja määriteltiin tarpeet ja toiveet. Dynamics 365 -järjestelmästä otettiin teknologian mahdollisuudet huomioon tulevia prosesseja suunnitellessa. Kävimme läpi nykyisen toimintamallin ja siihen liittyvät prosessit sekä määrittelimme tulevaisuuden myyntiprosessit.

Integraatio toteutettiin Finnlinesin ERP-järjestelmästä Dynamics 365 -järjestelmään, jotta asiakkuuksien tiedot saatiin vastaamaan toisiaan. Ensimmäisen vaiheen toteutuksessa Finnlinesin myynnille mahdollistettiin mm. asiakkuuksiin liittyvän tiedon kirjaaminen Dynamics 365 Sales–sovellukseen, sekä asiakkuuksien budjetointiin liittyvä seuraaminen sovelluksessa. Toteutus tehtiin ketterästi sprinttimallilla, ja loppukäyttäjät pääsivät säännöllisin väliajoin näkemään kehitystyön edistymistä demosessioiden avulla.

Paljon liikkuville myyjille rakennettiin lisäksi “Matkalla” sovellus (Power Apps). Sovelluksen avulla he voivat sanella muistiinpanot matkapuhelimeen, josta ne tallentuvat suoraan asiakkaan tietoihin D365 –järjestelmään.

Läpinäkyvä asiakastieto helposti täydennettävissä ja saatavilla

Myynti- ja asiakkuudenhallintaan liiittyvää tietoa alettiin koostamaan yhteen paikkaan tarvittavien henkilöiden saataville. Nyt tieto on helposti ja läpinäkyvästi saatavilla, eikä ole riippuvainen yksittäisistä henkilöistä.

• Asiakkuuksiin liittyvien tietojen kerääminen yhteen paikkaan aloitettu. Tavoitteena on laajentaa tätä sisältöä, jotta jatkossa asiakkuuksien alta löytyisi kaikki myyntityöhön liittyvä tarvittava tieto, eikä työntekijöiden tarvitse enää etsiä tietoa eri järjestelmistä.
• ”Matkalla” –sovelluksen avulla tapaamisten muistiinpanot ovat helposti saneltavissa. Näin muistiinpanot eivät jää tekemättä, koska ne on helppo sanella sovellukseen heti tapaamisten jälkeen ja ne tallentuvat automaattisesti asiakkaan tietoihin D365 -järjestelmään.
• Asiakkaan kanssa sovitut asiat ovat nyt läpinäkyvästi kaikkien tarvittavien roolien saatavilla, jolloin ne eivät ole enää pelkästään yksittäisten henkilöiden tiedossa. Tämä on merkittävää erityisesti riskienhallinnan näkökulmasta.

Järjestelmän käyttöä laajennetaan seuraavissa vaiheissa vuoden 2023 aikana.

Yhteistyö Meltlaken jengin kanssa sujui hyvin. He ymmärsivät nopeasti heille täysin vieraan liiketoimintamme ja yhteistyö oli helppoa ja tuloksellista meltlakelaisten ammattitaidon ansiosta. -Merja Kallio-Mannila, Finnlines Deputy Head of Group Sales, Finnlines

Finnlines

Finnlines on Itämerellä ja Pohjanmerellä toimiva rahti- ja matkustajaliikennevarustamo. Yhtiö on osa italialaista Grimaldi Group -varustamokonsernia. Finnlinesin vuoden 2021 liikevaihto oli n. 580 milj. euroa.