Enemmän kuin intranet – Valokeilassa Helsingin Kaupunginteatterin keskitetty tuotannonohjaus Microsoftin ekosysteemissä

Uudistuksen näyttämöllä – Yhtenäinen ja yksinkertainen intranet ei-IT-natiiville organisaatiolle

Helsingin Kaupunginteatteri työllistää vakituisesti noin 250 henkeä, joiden lisäksi tuotannoissa työskentelee noin 100 freelanceria. Henkilöstöön kuuluu erilaisia käsityöammattilaisia ja esitystoiminnassa työskentelevää teknistä ja taiteellista henkilökuntaa. Vain pieni osa koko henkilöstöstä työskentelee säännönmukaisesti näyttöpäätteellä.

Helsingin Kaupunginteatterin vanhan intranetin kanssa oli monia haasteita: Sisällöt olivat päässeet vanhenemaan ilman selkeitä vastuita ja haku toimi heikosti. Mobiilikäyttö oli kaukana optimista, mikä oli erityisen haastavaa, sillä  suurin osa intran käyttäjistä toimii nimenomaan mobiilisti. Kun vanhan intranetin lisenssit lähestyivät loppuaan, oli kokonaisvaltaisen muutoksen aika.

Korona-aika oli jo vauhdittanut Helsingin Kaupunginteatterin siirtymistä moderneihin työtapoihin, ja nyt asiakas halusi ottaa kaiken irti Microsoft-lisensseistään. Aiempi useamman järjestelmän kokonaisuus oli sirpaleinen, ja intranet oli erillään kaikesta muusta. Tavoitteena oli luoda yhtenäinen ja yksinkertainen kokonaisuus, joka sopii ei-IT-natiiville organisaatiolle. Perinteisen viestinnällisen intran lisäksi kokonaisuuden haluttiin palvelevan tuotantojen, eli teatteriesitysten, toimintaa ja viestintää. Asiakas oli erityisen huolissaan muutoksen läpivientiin mahdollisesti liittyvästä vastarinnasta, ja Meltlake valikoitukin toimittajaksi muun muassa siksi, että sen tarjouksessa oli kiinnitetty erityisen paljon huomiota muutoksen läpiviemiseen.

Kulissien takana kaikki irti Microsoft-ekosysteemistä – SharePointin rooli Helsingin Kaupunginteatterin tuotannossa

Suunnitellessamme lopputulosta pidimme koko ajan mielessä Helsingin Kaupunginteatterin erityispiirteen ei-diginatiivista henkilöstöstä, josta vain murto-osa käyttää näyttöpäätettä säännöllisesti. Toteutimme puoli vuotta kestäneen projektin yhdistelemällä live- ja etätapaamisia sekä -koulutuksia, ja peilasimme ja demosimme kaikkia ratkaisuehdotuksia sekä näyttöpäätteellä että mobiilisti. Sisällöntuottajille tarjosimme mahdollisuuden osallistua joko läsnä- tai etäkoulutukseen, ja lisäksi heillä on koulutuksista käytössä tallenne. Suositut tukitunnit pidimme etänä.

Tultiin, kohdattiin ja kuunneltiin. Meltlake ei toimittanut jäykästi vain omaa prosessimalliaan, vaan projekti eteni meidän kykyjemme mukaan. Meltlake toi uusia näkökulmia ja haastoi ajatuksiamme hyvässä hengessä. – Ilkka Kokkonen, tuottaja, Helsingin Kaupunginteatteri

Toteutimme Helsingin Kaupunginteatterin uuden intranetin SharePoint Onlineen osaksi Microsoft-ekosysteemiä. Yhteisöllisyyden lisäämiseksi myös freelancereille hankittiin lisenssit, ja nyt muun muassa uutisointi ja keskustelut ovat aidosti avoimia koko henkilöstölle. Käyttäjät voivat halutessaan tilata julkaistuista uutisista ilmoituksen sähköpostiinsa, mikä tekee ajan tasalla pysymisestä vaivatonta, kun päivittäinen työ ei muuten vaadi teknologian käyttöä.

Käyttäjälähtöisyys ja mobiilikäyttö olivat koko projektin ohjenuora, ja intranet laitettiinkin kuntoon sekä rakenteeltaan että sisällöiltään. Koulutimme sisällöntuottajat tuottamaan paremmin löydettävää, luettavampaa ja mielenkiintoa herättävämpää sisältöä. Sisällöntuottajien määrä kasvoi, jotta tiedot pysyvät myös jatkossa ajan tasalla ilman välikäsiä. Intranetissä tuotettujen sisältöjen lisäksi integroimme sinne tietoa toiminnanohjausjärjestelmästä sekä muista ulkoisista lähteistä. Nyt intranetin haku toimii, ja lopputulos on selkeä, visuaalinen käyttökokemus, myös mobiilissa.

Viestinnällisen intranetin lisäksi toteutimme tuotantojen toiminnanohjauksen modernin SharePointin työtiloilla. Ne tarjoavat tuotantokohtaiset ohjeet, materiaalit, keskustelut ja uutiset yhdestä paikasta. Ruotsinkielisille tuotannoille on omat työtilansa. Työtila kokoaa yhteen kaikki tuotannon kannalta olennaiset tiedot, kuten aikataulut ja suunnitelmat, ja siellä on myös tuotantokohtainen uutisvirta sekä viimeisimmät keskustelut. Otimme alustan mahdollisuuksista paljon irti ja hyödynsimme työtilaratkaisussa laajasti Microsoftin ekosysteemin työkaluja, kuten Teams, Viva Engage, SharePoint Lists, OneNote ja Bookings. Teamsia käytetään erityisesti suunnitteluvaiheessa, ja Viva Engage on valjastettu korvaamaan aiemmat WhatsApp-ryhmät tuotantokohtaisissa keskusteluissa.

Yhtenäisen ja yksinkertaisen kokonaisuuden kruunaa hallintamalli, minkä avulla varmistetaan, että toimintamallit pysyvät selkeinä ja intranetin sisällöt eivät rapaudu jatkossakaan. Intranetin hallintamallin mukaisesti sisällöntuottajat saavat muun muassa muistutuksen tarkistaa tuottamansa sisällön, mikäli sitä ei ole päivitetty vuoteen.

Autoimme ydinryhmää laatimaan kokonaisuuden käyttöönottoon huolellisen suunnitelman. Hyvin suunniteltujen ja toteutettujen käyttöönottovaiheen toimenpiteiden ansiosta huoli henkilöstön sopeutumisesta uusiin teknologioihin osoittautui aiheettomaksi. Uudet viestintä- ja työvälineet sekä -tavat perehdytettiin ja koulutettiin huolella, ja koko henkilöstö, mukaan lukien ensimmäistä kertaa Microsoftin lisenssit saaneet freelancerit ovat ottaneet kokonaisuuden hyvin osaksi työarkeaan.

Suosittelemme lämpimästi Meltlakea yhteistyökumppaniksi. Siellä on töissä ihania ihmisiä, jotka eivät ole ainoastaan ammattitaitoisia, vaan heidän kanssaan on myös kiva tehdä töitä. –Kaisa Pelkonen, viestintäpäällikkö, Helsingin Kaupunginteatteri

Esirippu nousee – Diginatiiviksi oppinut Helsingin Kaupunginteatteri

Projektin onnistuneeseen lopputulokseen vaikutti vahvasti asiakkaan oma panostus projektiin. Asiakkaan 8 hengen ydinprojektiryhmään kuuluivat kaikki ydintoiminnot ympäri organisaatiota: viestintä, IT, HR, tuottajia sekä johto. Ennen projektin alkua asiakas kyseenalaisti tarvittavien työpajojen määrää, mutta lopulta jokainen niistä koettiin tarpeellisiksi. Meltlake sai erityiskiitosta tavastaan fasilitoida työpajoja niin, että monimutkaiseksi koetut IT-asiat ja -terminologia avautuivat kaikille osallistujille niin hyvin, että he pystyivät luottavaisin mielin tekemään päätöksiä ymmärrettyään eri vaihtoehdot ja niiden seuraukset.

Nyt kokonaisuus on kattava ja yhtenäinen, ja asiakas saa parhaan hyödyn irti Microsoft-lisensseistään. Lisenssit ovat lisäksi entistä kustannustehokkaampia, sillä asiakas otti vinkkauksestamme käyttöön edukkaammat nonprofit-lisenssit. Ydintyöryhmä oppi moderneista työtavoista ja M365-työkaluista paljon jo projektin aikana, ja on nyt innostunut käyttämään niitä laajemminkin intranet-projektin jälkeen. Asiakas pitää moderneja työtaitojaan yllä muun muassa osallistumalla säännöllisesti järjestämäämme Astetta edellä° -webinaariin.

Olemme lopputuloksen lisäksi iloisia koko prosessista. Itsellämme ei olisi ollut tarvittavaa taitoa projektin läpiviemiseen, joten tarvitsimme hyvän kumppanin, jonka kanssa vuorovaikutus toimii. -Kaisa Pelkonen, viestintäpäällikkö, Helsingin Kaupunginteatteri

Intranet palvelee asiakkaan käyttäjiä suunnitellusti ja positiivista kehitystä on ollut jo nähtävissä mm. entistä laadukkaammissa uutissisällöissä. Tuotantojen koko elinkaari on nyt hallinnassa, ja myös vuorovaikutus on lisääntynyt Viva Engagen yhteisöissä.

Käyttökokemuksen parantumisen lisäksi on saavutettu myös selkeitä tehostuksia ja säästöjä:

• Enemmän irti Microsoft-lisensseistä + säästöä nonprofit-lisensseillä
• Viva Engage on tehostanut ja nopeuttanut toimintaa sekä viestintää tuotantojen puolella.
• Hallintamallin kautta saavutetut tehostukset yhteisten toimintatapojen ja selkeiden vastuiden myötä
• Sovitut yhteiset käytännöt viestintäkanavista, tiedostojen tallennuspaikoista ja niiden nimeämisestä helpottavat käyttäjien arkea

Tällä hetkellä Helsingin Kaupunginteatteri kuuluu Meltlaken ylläpidon piiriin. Uuden intranetin käyttöönotto on tapahtunut vasta hiljattain, ja kun muutos ehtii hiukan asettua, saattaa olla vielä modernimpien työkalujen, kuten Copilotin käyttöönoton vuoro.

Helsingin Kaupunginteatteri

Helsingin Kaupunginteatteri on Suomen johtava kulttuurilaitos, joka tarjoaa maamme laajimman valikoiman näyttämötaidetta viidellä näyttämöllä. Farssia, draamaa, komediaa, musikaalia, klassikoita, perheteatteria, tanssia, ruotsinkielistä teatteria. Vuosittain lähes 300 000 katsojaa, 30 eri tuotantoa ja noin tuhat esitystä. Strategian keskiössä ovat monimuotoinen teatteri ja suunnannäyttäjän rooli elämysten vastuullisessa luomisessa. Teatterin toimintaa ohjaavia arvoja ovat avoimuus, rohkeus, leikkisyys ja vastuullisuus.