Tehokkuutta ja mielekkyyttä työhön nopeiden low-code kokeilujen avulla

Tämä artikkeli on julkaistu syksyllä 2023 ja julkaistu nyt uudestaan pienten tarkennusten kanssa.

Mikä on nopea low-code kokeilu?

Kokeilu jo sanana kertoo oleellisen: käytännön testaus yhdellä tai usealla kokeella. Nopeita kokeiluita voidaan hyödyntää ihan minkä tahansa organisaation tarpeissa lähes minkä tahansa  ongelman kanssa. Sen ytimessä on tarkasti rajattu toistuva ongelma tai haaste, johon halutaan löytää teknologian avulla helpotusta.

‍Kokeilussa testataan kokeiluun johtaneen idean epävarmin osuus: ratkaiseeko teknologia haasteen niin kuin ajatuksissa on vai palataanko takaisin suunnittelupöydän äärelle?

Kokeilut lähtevät käytännönläheisistä arjen toistuvista työtehtävistä, jonka parista kuka tahansa meistä löytää kerta toisensa jälkeen mutisemasta “eikö tätä nyt oikeasti voi tehdä sujuvammin?”. Vastaus todennäköisesti on: kyllä voi – ainakin sitä kannattaa lähteä kokeilemaan!

Erityisesti low-code -alustat, kuten Power Platform, soveltuu laajempien kokonaisuuksien lisäksi myös nopeisiin kokeiluihin hyvin.  Kehittäminen low-code –alustalla on nopeaa sen vaatiessa vain vähän tai ei ollenkaan koodausta tai sen osaamista.

Nopea kokeilu on siis kuin mikä tahansa kumppanin kanssa toteutettu teknologiaprojekti, mutta pikakaistalla. Kumppanin kanssa mietitään, mikä ja miten haaste ratkaistaan ja kumppanin tehtävänä on miettiä tarpeeseen parhaiten sopivat teknologiaratkaisut, toteuttaa prototyyppi ja kokeilun onnistuessa myös sen käyttöönotettava tuotantoversio.

Low-code kokeiluilla ratkotaan tavallisen työntekijän arkipäiväisiä haasteita

Tuttu juttu valtaosalle meistä: usein toistuva monotoninen työtehtävä, joka tuntuu kuin suossa tarpoisi. Se voi olla esimerkiksi vielä paperilla toimiva lupaprosessi, joka halutaan digitalisoida tai Excelillä pyöritettävä monimutkaisempi prosessi, josta halutaan saada helpompi, tehokkaampi, toistettavampi, määrämuotoisempi, tietoturvallisempi tai vaikka kaikkia näitä!

Nämä työtehtävät syövät aikaa ja energiaa nakertaen ajan saatossa myös työntekijäkokemusta. Pahimmillaan ne aiheuttavat huolta ja stressiä, kun työtään ei huonosti toimivien prosessien vuoksi saa tehtyä niin hyvin tai nopeasti kuin itse haluaisi. Tarvittava tieto on hajautettu useaan paikkaan tai se kulkee edelleen paperisena.

Nämä tavallisen arjen haasteet ovat loistavia kohteita nopeille kokeiluille. Niiden ideoiminen ei vaadi IT-osastolla työskentelyä tai teknologiatermistön syvällistä ymmärtämistä vaan ne ovat parhaimmillaan silloin, kun ratkaisujen ideointi lähtee uusia toimintatapoja kaipaavista, uteliaista työntekijöistä, joilla on aito tarve parantaa tai tehostaa olemassaolevaa prosessia. Usein he ovat etulinjan ja toimiston operatiivisen työn tekijöitä, jotka hyötyvät digitaalisen työkalun tuomasta avusta päivittäin.

Mitä konkreettisempi haaste, sitä nopeampi kokeilu

Mikä tekee nopeasta kokeilusta nopean, kun teknologiaprojektit mielletään usein pitkäkestoisina johtotason projekteina, joissa jo alkumäärittelyyn saatetaan käyttää hyvä tovi? Nopeilla kokeiluilla ei olekaan tarkoitus ratkaista suuria liiketoiminnan haasteita, vaan niiden ytimessä on sellainen työn  prosessi, johon kaivataan helppoutta ja tehokkuutta.

Olemassaoleva prosessi ja siihen liittyvät haasteet käydään läpi yhdessä tai kahdessa määrittelytyöpajassa, jonka jälkeen aloitetaan prototyypin rakentaminen.

Pilotoimaan pääsee jo päivien, ei kuukausien, päästä. Mitä tarkemmin uutta ratkaisua vailla olevat prosessit rajataan ja pureskellaan, sitä nopeammin päästään kokeilemaan! Myös ratkaisun koko vaikuttaa merkittävästi lopulliseen aikatauluun.

Pilotoinnin jälkeen prototyyppi joko hylätään tai sitä lähdetään jatkokehittämään toimivaksi ratkaisuksi. Tuotantovaiheeseen edetessä prototyypistä jalostetaan muutamien lisätyövaiheiden kautta toimiva ratkaisu.

Myös ylläpito ja jatkokehitys on mietittävä valmiille ratkaisulle. Riittävätkö organisaation omat taidot ja aika käyttöönoton jälkeen ratkaisun ylläpitoon vai tarvitaanko kumppanin tukea myös jatkossa?

Nopea kokeilu on turvallinen ja riskitön paikka myös epäonnistua

Vaikka nopea kokeilu on ladattu toiveella onnistua, siihen sisältyy silti myös mahdollisuus prototyypin hylkäämiseen. Siinä ollaan nopean kokeilun toisen hienouden äärellä: jos kokeilu ei tuo kaivattua lopputulosta ja sen jatkokehityksestä luovutaan, sen suunnitteluun ja rakentamiseen ei ole tuhlattu suurta määrää työtunteja eikä euroja. Kokeilut tehdään myös aina irrallaan olemassaolevista prosesseista, jolloin se ei pääse häiritsemään perusarkea.

Nopea kokeilu sopiikin kevyen investointitarpeen ja matalan riskin takia mille tahansa organisaatiolle, jolla on konkreettisten kehityskohteiden kautta uteliaisuutta ja rohkeutta toteuttaa ideoita ja käytännössä testata, saadaanko teknologialla olemassa olevaa prosessia parannettua.

Microsoft-teknologia tarjoaa erinomaisen työkalupakin nopeisiin kokeiluihin

Parhaassa tapauksessa nopeat kokeilut voidaan toteuttaa organisaation jo käytössä olevilla järjestelmillä, joita ei ehkä aiemmin olla osattu hyödyntää. Esimerkiksi Microsoftin Power Platform soveltuu matalakoodisena järjestelmänä loistavasti nopeiden kokeiluiden ratkaisualustaksi. Siihen liittyvät Power Apps ja Power BI ovat myös hyviä kansalaiskehittäjien työkaluja, joilla on helppo automatisoida manuaalisia prosesseja.

Myös Microsoft 365 tarjoaa jo laajasti työkaluja, Jotka soveltuvat Power Platfromilla toteutettujen ratkaisujen tuomiseen lähemmäs työntekijää esimerkiksi Teams-upotuksena tai ShrePoint-listana niin, että käyttäjä ei välttämättä edes tiedä käyttävänsä Power Platformia.

Ratkaisuihin voidaan liittää mukaan myös sellaiset kolmannen osapuolen järjestelmät, jotka ovat muutenkin integroitavissa Microsoftin työympäristöihin.

Helsingin kaupungin Kokeilukiihdyttämö-ohjelmaan toteutimme syksyllä 2022 useamman kokeilun, jossa yhdessä etsittiin helpompaa tapaa löytää nopealla aikataululla päiväkoteihin sijaisia. Siinä missä kokeiluun lähtiessä tieto oli hajallaan ja sen ajantasaisuudesta ei aina ollut takuuta, uuden ratkaisun prototyyppi toteutettiin SharePoint-listoihin perustuvaan Power BI-näkymään joka yhdistettiin Teams-näkymään. Kokeilu tuotti toivotun tuloksen ja se vietiin tuotantoon elokuussa 2023.

Alkusysäys low-code -teknologiainnostukseen

Onnistuessaan nopea kokeilu poistaa turhaa stressiä ja säästää aikaa, kun teknologia hoitaa esimerkiksi tiedonsiirron ja –hakemisen työntekijän puolesta.

Laajemmassa kuvassa nopeilla kokeiluilla voidaan myös totuttaa organisaatiota kokonaan uudenlaiseen ajattelutapaan, jossa teknologia kulkee rinnalla laajemmin kuin mihin on aiemmin totuttu.

Alkuun päästäkseen tarvitaan ennen kaikkea yhteinen tahtotila uudistaa olemassa olevia prosesseja, sillä uudet prosessit ovat aina muutos ja uusien työtapojen oppimisen paikka. Jos tämänhetkiset toimintatavat tuntuvat tutuilta ja turvallisilta sekä ennen kaikkea järkeviltä, ei uudistukseen kannata lähteä.

Parhaimmillaan onnistuneen kokeilun kautta innostetaan myös työntekijöitä suunnittelemaan ja kehittämään lisää uusia, arkea helpottavia teknologisia ratkaisuja.

Power Platform -hallintomallin avulla varmistat, että työkalut ja toimintamallit eivät happamoidu tulevaisuudessakaan.

Katso minkälaisia toteutuksia olemme Power Platformilla asiakkaille tehneet. Jos upotus ei näy, pääset videoon myös täältä.