Pilven kustannustehokkuus – käännä lupaukset säästöistä todellisuudeksi FinOpsin avulla

Vuodesta toiseen keskusteluissa toistuvat samat haasteet ja samat kysymykset: miksi pilven käytön kustannukset karkaavat hallinnasta? Mihin katosivat lupaukset säästöistä? Eikö julkipilven pitänyt olla kustannustehokkaampaa kuin palveluiden pyörittäminen konesalissa? Ei etukäteen tehtäviä investointeja, palveluista maksetaan vain käytön mukaan, ei enää kuluja alustan huoltoon liittyen, voidaan keskittyä arvoa tuottaviin tehtäviin.

Kuulostaako tutulta? Jos kuulostaa, niin jatkapa lukemista, sillä tässä blogissa sukellamme pintaa syvemmälle pilvipalveluiden kustannusten karkaamisen syistä sekä esitämme ratkaisuja, kuinka tilanne korjataan ja lupaukset käännetään todellisuudeksi. Lopussa saat viisi vinkkiä siihen, miten pääset vauhtiin paremman pilven kustannustehokkuuden kanssa.

Pilvipalvelut tarjoavat erinomaisen mahdollisuuden välttää suuria etukäteen tehtäviä investointeja pilvi-infraan, kuten palvelimiin ja verkkolaitteisiin. Samalla ne mahdollistavat skaalautuvuuden ja joustavuuden sekä lupauksen käyttöön pohjautuvaan malliin siirtymisestä. Tämä mahdollistaa kustannusten merkittävän leikkauksen, kun ylimääräistä kapasiteettia ei tarvitse hankkia tai siitä maksaa. Maksat vain siitä, mitä todella tarvitset.

Monille yrityksille tämä lupaus on kuitenkin osoittautunut katkeraksi kalkiksi, sillä todelliset kustannukset ovat toteutuneet ennakoitua suurempina.

Miksi lupaukset säästöistä jäävät lunastamatta?

Vaikka jokainen tapaus on omanlaisensa, törmäämme usein samankaltaisiin juurisyihin ja sudenkuoppiin miksi lupauksia kustannusten leikkauksista ei ole saatu lunastettua. Usein pilveä ajetaan samaan malliin kuin perinteistä konesalia, tai ympäristö on muodostunut pitkälti lift&shift –tyyppisen migraation päälle, jolloin pilven mahdollistamia aitoja hyötyjä skaalautumisen ja joustavuuden osalta hyödynnetään harvoin, jos ollenkaan.

Koska pilvipalveluiden hinnoittelumallit toimivat eri tavalla kuin on totuttu tai oletettu, palveluiden kulutus arvioidaan usein pahasti ylä- tai alakanttiin. Yleisimmin niin, että kapasiteettia varataan pahan päivän varalta paljon, ja hyvien päivien osalta maksetaan tolkuttomasti ylihintaa. Toisaalta saattaa myös olla, että uutta ratkaisua mietittäessä ei ole osattu ottaa huomioon kaikkia kustannukseen vaikuttavia asioita esimerkiksi tarvittavan kapasiteetin tai siirretyn datamäärän suhteen. Virheellinen käsitys kuluista voi olla siten pahasti alakanttiin.

Pilviympäristön osaoptimointi tai optimoinnin puuttuminen kokonaan tarkoittaa, että rahaa heitetään takkaan. Testiympäristöjä pidetään pystyssä 24/7, vaikka todellinen käyttö on pari tuntia arkisin työpäivän aikana. Pahimmillaan turhat resurssit unohdetaan poistaa, jotka turhien kustannusten lisäksi aiheuttavat pahimmillaan jopa tietoturvariskejä, kun kukaan ei vastaa resurssien elinkaaresta.

Työläätkin optimointitoimenpiteet saatetaan helposti kohdentaa resursseihin, joissa lopullinen saavutettu säästö on muutamia euroja.

Pienistä puroista voidaan saada lopulta isompiakin säästöjä, mutta ensin kannattaa keskittyä isompiin, matalalla roikkuviin hedelmiin kuten

• käyttämättömien resurssien poistaminen tai vähintään sammuttaminen
• resurssien säätäminen vastaamaan tarvetta (right-sizing) ja
• olemassaolevien lisenssien hyödyntäminen.

Unohda kvartaaliajattelu – monitoroi ja optimoi kulutusta jatkuvasti

Siinä missä pilveä ei tule ajaa kuin perinteistä konesalia, ei myöskään IT-hankintoja voi enää hankkia vanhettuneen pelikirjan avulla, jossa hankintoja suunnitellaan ja budjetoidaan kvartaali kerrallaan. Pahimmillaan vieläpä omissa poteroissaan siten, että kankeaa ja hidasta päätöksentekoa hallitsee muutama IT-osaston avainhenkilö. Mahdollisiin ongelmiin havahdutaan reaktiivisesti jälkijättöisesti. Tarvitaan muutosta niin toimintatapoihin, prosesseihin ja kuin kulttuuriinkin.

Uudessa maailmassa tarvitaan uudenlaista osaamista sekä kulttuurin, jossa kustannustehokkuus on yksi keskeisistä teemoista. Pilviympäristöt tarvitsevat jatkuvaa huomioita hankinnan ja kulutuksen osalta. Neljännesvuosittain tehtävä budjetointi ja sekuntipohjainen laskutusmalli toimivat huonosti yhteen.

Monitoroinnin, resurssien hallinnan ja optimoinnin tulee olla aktiivista ja jatkuvaa toimintaa. Tämä voi yksinkertaisuudessaan olla tietyn kulutusrajan ylityksestä lähtevä hälytys, jonka pohjalta on usein mahdollista tunnistaa resursseja, jotka saavat skaalata itseään ylöspäin ilman ylärajaa sekä resursseja, joille löytyy kustannustehokkaampia hinnoittelumalleja. Seuraavalle tasolle päästään käyttämällä reaaliaikaisia työkaluja ja analytiikkaa niin nykytilan seuraamiseen kuin tulevaisuuden tarpeiden ennakointiin, optimointiin ja budjetointiin.

Tämä ei tuo pelkästään kustannussäästöjä, vaan se lisää joustavuutta ja reagointikykyä liiketoiminnan tarpeisiin. Samalla kiihtyy innovointi, kun investoinnit voidaan kohdentaa parempiin kohteisiin.

Yhteistyön puute ja läpinäkymättömyys lyövät kapuloita rattaisiin

Yhteistyön ja yhteisen käsityksen puute aiheuttaa missä tahansa kontekstissa ongelmia. Pilven kustannustehokkuuden osalta talousosastolta ei pääsääntöisesti löydy teknistä kyvykkyyttä ehdottaa hyviä kustannuksia säästäviä toimenpiteitä.

IT:n ja talouden eriävät intressit kuluihin kohdistettavien summien suhteen saattavat aiheuttaa ongelmia yhteistyöhön, erityisesti jos toinen haluaa kasvattaa budjettia ja toinen hillitä kasvua. Tilannetta pahentaa, jos kehitystiimeillä ei ole näkyvyyttä kustannuksiin tai edes vastuuta kustannusten seuraamisesta. Kuinka voidaan olettaa, että tiimit ottaisivat vastuuta ympäristön kustannuksista tai perustelisivat kustannusten tarpeellisuuden, jos heillä ei ole edes tietoa sovelluksen aiheuttamista kustannuksista, tai jos laskut vaan kuitataan IT:n luottokortilla?

Pilvipalvelut tarjoavat yrityksen IT-henkilöille erilaisia kustannusoptimointiin tarkoitettuja työkaluja, joiden avulla IT voi tunnistaa optimointikohteita sekä erilaisia poikkeamia kustannuksissa. Teoriassa työkalut tarjoavat hyvän mahdollisuuden optimointiin ja pilvilaskun pienentämiseen IT:n toimesta, mutta kytkös liiketoiminnan arvoon puuttuu.

Käytännössä IT voikin usein tehdä ehdotetuista optimointitoimenpiteistä vain kolmasosan itsenäisesti. Loput toimenpiteet vaativat keskustelua liiketoiminnan tai resurssien omistajien kanssa. Resurssit omistaa yleensä ne kiireiset kehittäjät, joiden pitäisi koko ajan saada uusia ominaisuuksia ulos. He lyövät mielummin tulille enemmän isompia resursseja säästääkseen aikaa ja välttääkseen suorituskykyongelmia kuin miettivät kustannusoptimointia. Tälle IT ei yksin voi mitään. Tarvitaan muutosta, ja taloudellisen vastuun laajempaa integroimista toimintaan.

Taloudellisen vastuullisuuden integroiminen toimintaan FinOpsin avulla

Termi FinOps on nokkela sanaleikki sanoista “finance” ja ”DevOps”. FinOps on lähestymistapa pilvipalveluiden proaktiiviseen taloudelliseen ohjaamiseen, ja yksinkertaisimmillaan sen voidaan nähdä tuovan taloudellisen vastuullisuuden pilvipalveluiden muuttuvien kustannusten malliin.

Vaikka yksinkertainen on kaunista, mielestäni tämä yksinkertaistettu kuvaus on silti vain jäävuoren huippu siitä, mitä kaikkea FinOps on. Se ei ainoastaan muuta yrityksen kulttuuria vaan siirtää teknologian ja talouden päätöksenteon keskiöön hankinnasta suunnittelutyöhön, arkkitehtuuriin ja kehitystiimeihin saakka.

FinOps pakottaa myöntämään, että vanhat toimintatavat ja -mallit eivät enää riitä. Ne eivät ole pelkästään tehottomia, vaan ne luovat pohjan sille, miksi pilvikustannukset karkaavat. Vaikka perinteistä osaamista ja hallintamenetelmiä tarvitaan vielä jatkossakin pilven ulkopuolella, auttaa FinOps ottamaan pilven erilaiset kulutusmallit haltuun tehokkaasti.

FinOpsia ei pitäisi kuitenkaan nähdä pelkkänä uutena menetelmänä tai prosessina. Kustannusten hallinnan lisäksi se tarjoaa avaimet myös liiketoiminnan arvon maksimointiin, sekä toimii mahdollistajana kohti ketterämpää, vastuullisempaa ja tuottavampaa teknologiainvestointien hallintaa.

Valitettavasti monet edelleen kuvittelevat, että FinOps tähtää pelkästään kulujen leikkaamiseen ja rahan säästämiseen. Näin ollen FinOpsia aletaan yleensä ottaa käyttöön siinä vaiheessa, kun joku tietty numero ylitetään pilvikulujen laskulla. Tavallaan tässä ajattelumallissa on tietty logiikka. Mitä suurempi pilvikulutus, sen todennäköisempää, että huomattavaa säästöpotentiaalia löytyy. Toimivalle FinOops-toiminnalle kriittisiä osia olevat pilvikustannusten vastuullisuuden luominen sekä kustannusten täsmällinen kohdentaminen jäävät auttamatta huomiotta, jos keskitytään vain jälkijättöiseen säästöperspektiiviin tai kuvitellaan, että optimointi voidaan tehdä kertaharjoituksena. Tämä johtaa vain loputtomaan kehään, jossa kustannukset joko karkaavat tai niitä leikataan.

Viisi vinkkiä kuinka pääset vauhtiin paremman pilven kustannustehokkuuden kanssa

Moni yritys miettii tällä hetkellä omaa lähestymistään FinOps-käytäntöjen tuomiseksi osaksi omaa toimintaa. Tässä top 5-vinkkini päätöksentekijöille.

1. Ymmärrä, että muutosten läpivieminen on hidasta ja vaikeaa, ja että muutosvastarintaa esiintyy aina. Hyödynnä valmiita muutosjohtamisen malleja, tai sovelletusti vaikka P+ADKAR-mallia, ja valmistaudu kommunikoimaan selkeät hyödyt (kustannussäästöt, parempi budjetointitarkkuus, päätöksenteko) miksi muutosta ollaan tekemässä. Kannusta yhteistyöhön, avoimuuteen ja läpinäkyvyyteen. Palkitse oikeanlaisesta toiminnasta ja juhli voittoja. Kaikille löytyy oma roolinsa.

2. Perusta FinOps-tiimi vaikka yhtään ylisuurta laskua ei olisi vielä saapunut. Älä jää odottamaan sitä, vaan laita toiminta pystyyn. Näin voit mahdollisesti välttää ylisuuret laskut kokonaan. Tiimi voi alkuun toimia myös oman työn ohella. Älä kuitenkaan unohda, että toimintaan liittyvien tehtävien suorittamiseksi tulee löytyä aikaa. Ydintiimistä tulisi löytyä FinOps- osaamista sekä edustus liiketoiminnalle, taloudelle, kehittämiselle ja pilvitekemiselle. Toimintaa voi kasvattaa ajan kanssa. Ja jotta ei jää epäselväksi FinOps-tiimi toimii mahdollistavassa roolissa, tukemassa kehitystiimejä optimointitoimenpiteissä, eikä kädet savessa tunkkaamassa pilvi-infrastruktuuria.

3. Määritä miltä hyvä näyttää pilvikustannusten hallinnan osalta. Aseta sen pohjalta toiminnalle mittarit heti alussa. Vaikka ne muuttuvatkin matkan varrella, tulee toiminnan olla heti alusta saakka tavoitteellista. Näin voidaan sekä seurata tiimin suoriutumista, että todentaa tiimin vaikutus.

4. Huolehdi, että henkilöstösi ja tiimisi saavat oikeanlaista koulutusta ja ymmärrystä siitä, miten kustannukset pilvessä muodostuvat ja millaisilla mekanismeilla. Ilman oikeanlaista osaamista ja ymmärrystä mistä ja miten kustannukset kertyvät, ei ole oikein mitään tehtävissä optimoinnin suhteen.

5. Kiinnitä huomiota siihen, että laajemman kulttuurillisen muutoksen lisäksi taloudellinen vastuullisuus tulee saada iskostettua jokaisen yksilön omaan ajattelumaailmaan ja DNA:han. Ilman sitä jäädään helposti puolitiehen. Erilaisten työkalujen käyttöönotto ja prosessien luominen on helppoa. Huomattavasti vaikeampaa on huolehtia, että jokainen ottaa asian omakseen. Tämä koskettaa niin kehittäjiä, arkkitehtejä kuin taloutta ja tuoteomistajia.

(Bonus 6.) Hyödynnä kumppania toiminnan vauhdittamisessa ja muutoksen läpiviennissä.

Summa summarum

Kustannussäästöt mainitaan usein pilvipalveluiden ensisijaisena hyötynä. Tulee muistaa, että pilven todellisiin etuihin kuuluvat skaalautuvuus ja innovointi. Ja vaikka et vertaisi yritystäsi Spotifyyn tai Netflixiin, joille pilvi on tarjonnut ihan uuden tavan kilpailla maailmanlaajuisesti, mahdollistavat pilvi ja FinOps-käytännöt yrityksellesi ihan erilaisen arvon maksimoinnin kuin perinteinen konesali. Näitä hyötyjä ei valitettavasti tarjoilla hopealautasella. Hyötyjen saavuttaminen vaatii huolellisen suunnittelun lisäksi uudenlaista osaamista, aktiivista hallintaa ja jatkuvaa optimointia – vain siten voidaan kääntää pilven lupaukset todellisuudeksi.