Nykytila-analyysistä tiimityöskentelyn kehittämiseen – Neljä askelta sujuvampaan moderniin työhön

Tämä blogi on julkaistu alunperin 1.10.2023 ja tuotu tähän päivään lisäämällä asiaan tekoälynäkökulmaa.

Julkaisimme aiemmin blogisarjan, joissa syvennyttiin modernin työn neljään eri teemaan: nykytilan kartoitukseen, sisäisen viestinnän positiointiin, tiimityön kehittämiseen sekä dokumentinhallintaan.

Näihin neljään teemaan panostaminen parantaa toiminnan tehokkuutta, työn sujuvuutta sekä työntekijäkokemusta. Onnistuakseen ne vaativat usein hetkellisen pysähtymisen ja konkreettisen suunnitelman, jotta haluttu tulos tai muutos on mahdollista. Se on kuitenkin pieni hinta saatavissa oleville hyödyille.

Tästä artikkelista saat tiivistettynä nämä neljä teemaa. Kaikissa teemoissa on mahdollisuus hyödyntää tekoälyä, M365 Copilotia, tuomaan uusia näkökulmia, tehostamaan toimintaa ja sujuvoittaamaan toimintaa.

Nykytilan kartoituksella viitoitat kehitystyön tiekartan

Nykytilan kartoitus antaa arvokkaan ja kestävän pohjan toimintatapojen kehittämiselle. Kartoituksella saat priorisoidun listan kehityskohteista, joka helpottaa tekemistä niin lyhyessä kuin pitkässä juoksussa. Samalla varmistat, että turhat harha- tai sivuaskeleet pistemäisten projektien ympärillä jää ottamatta. Nykytilan karoituksen hienous tulee myös siitä, että se aktivoi laajan joukon ihmisiä läpi organisaation. Se tarjoaa kattavan kuvan nykytilanteesta haasteineen, huomioiden organisaation erilaiset roolit ja käyttäjäryhmät sekä lokaatiot tai toimintaympäristöt.

Nykytila-analyysi koostuu kolmesta osa-alueesta:

1. nykytilan kartoituksesta
2. inspiraatio-osiosta ja
3. tiekartan tekemisestä

Nykytilan kartoitus toteutetaan työpajoin, haastatteluin ja sitä voidaan myös laajentaa täsmennetyillä kyselyillä. Inspiraatio-osio keskittyy tärkeimpiin haasteisiin ratkaisukeskeisesti ja antaa parempaa ymmärrystä siitä, mikä kaikki on mahdollista. Tiekarttavaiheessa keskitytään konkretiaan yhdistämällä tekemisen haasteet tulevaisuuden tavoitteisiin sekä visioon. Avainasemassa on yhteinen määrittely: millä ratkaisuilla pääsemme kohti haluttuja tavoitteita?

Tekoäly, M365 Copilot, sijoittuu sujuvasti monen organisaation tiekartalle yhdeksi konkreettiseksi toimenpiteeksi. Sen hallittu käyttöönotto ja pilotointi antaa hyvän mahdollisuuden kokeilla ja arvioida tekoälyn merkitystä omalle liiketoiminnalle oikeiden käyttökokemusten muodossa.

Tehosta työyhteisöviestinnän toimivuutta sisäisen viestinnän positioinnilla

Sisäisen viestinnän positiointi tarjoaa tärkeän perustan työyhteisöviestinnän onnistumiselle. Positioinnilla taklaat työyhteisöviestinnän tyypillisiä haasteita, kuten eri viestintätyökalujen ja -kanavien rooleja. Tyypillisimmät haasteet näkyvät arjessa, kun ei tiedetä, mikä on oikea kanava tai paikka viestinnälle. Sisäisen viestinnän positioinnin voi kiteyttää viestintätyökalujen ja -kanavien roolien määrittelyksi. Sisäisen viestinnän positiointi avaa viestinnän monikanavaisuuden ja -tasoisuuden ymmärrettäväksi kokonaisuudeksi. Tämä säästää työntekijöiden aikaa ja vaivaa sekä parantaa työntekijäkokemusta.

M365 Copilot tarjoaa apua myös asioiden kiteyttämiseen tai konkretisoimiseen, mikä nopeuttaa ja helpottaa kokonaisuuden määrittelyä.

Kehitä tiimityötä ja sen prosesseja palvelumuotoilun keinoin

Tiimityön kehittäminen on erittäin laaja teema, joka pureutuu tiimin omiin tunnistettuihin haasteisiin. Haasteita voivat olla tiimin viestinnän toimivuus, yhteiset työskentelytavat sekä yhteisten prosessien toimimattomuus.

Tiimityön kehittämisen voi jakaa kahteen tapaan. Ensimmäinen on ns. perinteistä tiimityön kehittämistä ja toinen tapa keskittyy prosessien kehittämiseen. Oli kyseessä kumpi tapa tahansa, edetään asiassa ratkaisukeskeisesti palvelumuotoilun keinoin. Yksi suurimmista hyödyistä on tiimiä koskevien arkipäivän haasteiden ratkaiseminen. Fokus on tiimissä itsessään, ja työn kautta pureudutaan tiimin toimintaan.

Tiimityön kehittämisessä M365 Copilot voi tarjota ideoita ja ajatuksia, jotka parantavat tiimitoimintaa, ja se voi tarjota suoran vastauksen käsillä olevaan haasteeseen. Sitä voi myös hyödyntää tiimin prosessien kehittämiseen.

Lopputuloksena tiimin toiminta tehostuu, arjesta tulee sujuvampaa ja työntekijäkokemus paranee.

Lisää arjen sujuvuutta dokumentinhallinnalla

Dokumentinhallinnan tyypillinen haaste on, että etsittyä dokumenttia ei löydy – ainakaan helpolla. Se paljastaa, että dokumentinhallintaa ei ole mietitty sen tarkemmin; missä dokumentteja säilytetään, miten tietoa haetaan ja miten dokumentteja käsitellään.

Dokumentinhallinta vaatii usein toimintatavan muutoksen. Jos tätä ei oteta tosissaan eikä olla valmiita panostamaan toimintatapojen muutokseen, dokumentit tulevat löytymään vanhoista paikoista ja niiden kanssa tehdään samoja virheitä kuin aiemmin.

M365 Copilot tarjoaa helpotusta dokumentinhallintaan ja tiedon etsimiseen. Tarvittavaa tietoa voi sen avulla etsiä keskustellen tekoälyn kanssa. Se myös paljastaa, mikäli dokumentinhallinnan tavat ovat olleet moninaisia, ja tuo näin esille todellisia kipupisteitä.