Microsoft 365 Copilot on täällä – ota nämä 4 askelta, jotta varmistat tekoälyn hyödyt

Tämä toukokuussa 2023 julkaistu artikkeli on päivitetty helmikuussa 2024 vastaamaan Copilotin julkaisun jälkeistä aikaa.

Microsoft 365 Copilot on tekoäly, ChatGPT:n kaltainen virtuaalinen assistentti ja (lähes) kaikentietävä chattibotti, joka tuo uusimmat tekoälyominaisuudet suoraan sovelluksiin, joissa tietotyöläiset päiväänsä viettävät: Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint – ja tottahan toki Viva. AI:n kehitystahti ja sen ympärillä nähtävät julkistukset Microsoftilta, Open.AI:lta ja Googlelta ovat luoneet ympärilleen hurjaa hypeä, ja ansaitusti. Ei tarvitse kuin vilkaista Microsoft 365 Copilotin demovideoita ja päässä alkaa vilistää kymmeniä ideoita siitä, mihin tätä uutta tekoälyassistenttia voisi omassa työssä hyödyntää.

Mutta mitä tämä tarkoittaa jokaiselle organisaatiolle käytännössä? Miten jokaisen organisaation tulisi valmistautua Copilotin lanseeraukseen? Kuinka sinä – organisaation ylimmässä johdossa, liiketoimintojen vetäjänä, IT-yksikössä tai työskennellessäsi digitaalisen työntekijäkokemuksen, organisaation oppimisen ja tuottavuuden parissa – voit varautua tekoälyn tulemiseen?

Tämän blogin lukemalla varmistat, että että organisaatiosi pääsee hyödyntämään uusia ominaisuuksia täysillä heti alusta alkaen. Tässä kehityksen aallonharjassa ei ole varaa jäädä rannalle!

Hallintamallit ja dokumenttienhallinnan periaatteet kuntoon

Microsoft 365 (M365) pystyy yhdistämään (ainoana digitaalisena työympäristönä!) sisällön ja tiedon oikeaan kontekstiin. Tämä tarkoittaa sitä, että excelit, listat raportit, intrasivut ja keskustelut yhdistyvät automaattisesti organisaation henkilöihin ja organisaatiokaavioon, tiimeihin, ryhmiin ja käyttöoikeuksiin. M365 hyödyntää saatavilla olevaa dataa tietoturvallisesti ja osaa jo nyt ehdottaa esimerkiksi Viva Insightsin ja Outlookin tekoälyn avulla tiedostoja, jotka liittyvät saamaasi palaverikutsuun, henkilöitä, joille pohtimasi kysymys kannattaa osoittaa, tai kyseenalaistaa järjestämäsi palaverin pituuden tai osallistujien määrän. Tekoäly ei siis ole vain tulevaisuutta – se elää digitaalisessa työympäristössämme jo nyt.

Copilotin hienous on siinä, että osaa tehdä omia johtopäätöksiä ja se oppii ja kehittyy keräämänsä tiedon avulla. Se on samalla Copilotin heikkous: se on riippuvainen organisaation datasta. Jos organisaatiosi strategiasta on 100 erilaista tiedostoa 20 eri intrasivulla ja Teams-tiimissä, mistä edes tekoäly voi tietää mikä niistä on ajantasaisin ja oikea tieto, jota Copilot tarvitsee? Jos esihenkilösi on käyttäjänhallinnassa väärin tai organisaatiorakenne sekaisin, Copilot saattaa määritellä tehtäviä väärille henkilöille tai opastaa sinut kysymään lisätietoja aivan väärästä paikasta.

Nyt on korkea aika pyyhkiä pölyt kauan vuoroaan odottaneen dokumentinhallintaprojektin päältä. Erityisesti E5-lisenssit tarjoavat paljon apuvälineitä tietojen automaattiseen luokitteluun ja hallintaan, mutta paljon saa aikaan pelkillä ohjeistusten selkiyttämisellä ja jalkauttaumisella. Jos haluat, että Copilot perustaa ehdotuksensa oikeaan ja ajankohtaiseen tietoon, nyt pitää toimia.

Mitä minun pitää tehdä, jotta organisaationi on valmis hyödyntämään Copilotia?

• Käy läpi (tai luo!) SharePointin ja Teamsin hallintamallit ja elinkaaren hallinnan käytänteet
• Tarkista ja tarvittaessa muokkaa SharePointin ja Teamsin rakenteita ja pääsyoikeuksia
• Päivitä AD ajan tasalle – oikeasti!

Tietoturvallisen tiedon jakamisen jalkauttaminen

Muistatko sen kaaoksen, kun pilveen siirtymisen jälkeen joku löysi tiensä Delveen ensimmäistä kertaa? Delve oli (ja on edelleen!) paikka, jonne ihmiset menevät ja joutuvat paniikkiin, kun huomaavat, että sieltähän näkee mitä naapuritiimin Mikko on jakanut OneDriveltään tai mitä tiedostoa oma pomoni on muokannut. Delvestä löytää kaikenlaisia tiedostoja tai jopa kokonaisia SharePoint-sivustoja, jotka on jätetty avoimeksi – mutta joita välttämättä ei ole tarkoitettu kaikkien nähtäväksi.

Sama kaaos tulee tapahtumaan Copilotin kanssa. Copilot – kuten myös Delve – kunnioittaa tiukasti kaikkia organisaation tietoturvakäytänteitä ja pääsyoikeuksia. Samalla Copilot kuitenkin kerää tietoa ja tekee päätelmiä kaikesta datasta, johon sinulla on pääsyoikeus. Totuus on, että suurin osa työntekijöistä ei ymmärrä tai edes välitä, minne he tiedostonsa tallentavat ja mitkä käyttöoikeudet sisällöllä on. Tämä johtuu tietämyksen puutteesta, ohjeistuksen puutteesta ja ennen kaikkea selkeiden yhteisten sääntöjen jalkautuksen puutteesta.

Välttääksesi tilanteen, jossa joudutaan painamaan paniikkinappulaa, varaudu siihen etukäteen! Jatka edellisen luvun toimenpiteitä ja luo ja jalkauta yksinkertaiset, tietoturvalliset ohjeistukset koko organisaatioon.

Mitä minun pitää tehdä, jotta organisaationi on valmis hyödyntämään Copilotia?

• Tarkista ja tarvittaessa määritttele uudelleen organisaatiosi tiedostonhallinnan ja käyttöoikeuksien asetukset ja ohjeistukset
• Luo selkeät pelisäännöt, mihin ja miten tietoa tallennetaan
• Kouluta ihmisiä tallentamaan ja jakamaan tiedostonsa turvallisesti

Kokonaan uusi tapa työskennellä – jälleen kerran

Toimistotyövoima on juuri sopeutunut uuteen normaaliin ja päätynyt muutaman vuoden kestäneen poikkeustilan ja etätyömoodin kautta erilaisiin hybridimalleihin. Siinä missä osa meistä nauttii joustavuudesta ja työmatkoihin kuluvan ajan hyödyntämisestä järkevämpään tekemiseen, iso osa myös tuskastelee aitojen kohtaamisten puutteessa ja on huomannut innovoinnin ja  luovan työn olevan haasteellisempaa, kun tiimi työskentelee sekä ajallisesti että paikallisesti hajautettuna.

Meillä on käytössämme kaikki teknologia sujuvaan ja tehokkaaseen työskentelyyn paikasta ja laitteesta riippumatta jo nyt. Silti hyödynnämme vain murto-osaa digitaalisen työympäristömme sovelluksista ja ominaisuuksista. Tarvitsemme yhteisiä modernin työn suuntaviivoja, johtajia jotka näyttävät esimerkkiä ja digilähettiläitä, jotka rohkaisevat ja tukevat digiarjessa. Pelikirja intranetin syövereissä ei riitä muuttamaan organisaation kulttuuria. Se pitää elää todeksi organisaation jokaisella tasolla – ja olla valmis päivittämään sääntöjä aina, kun pelikenttä muuttuu.

Pelikentästä puheenollen: ihmiset ovat peloissaan. Automaatiot, ja tekoäly uhkaavat viedä monien ihmisten työpaikat siinä missä robotisaatio teki saman muutama vuosikymmen sitten. Nyt uhkakuva on vielä laajempi: tekoäly koskettaa toimistotyössä jokaista, joka käsittelee tai luo dokumentteja sekä yhdistelee ja jakaa tietoa. Tämä herättää uudenlaisia kysymyksiä. Mitä lisäarvoa minä ihmisenä ja asiantuntijana tuon työhöni? Onko tämä tietotyöläisten aikakauden loppu? Asiantuntijat pyrkivät rauhoittelemaan meitä vakuuttelemalla, että tekoäly ei vie työpaikkaasi. Sen sijaan toinen ihminen, joka hyödyntää tekoälyä paremmin kuin sinä, saattaakin viedä.

On selvää, että Copilot ja muut tekoälyn ominaisuudet vaativat organisaatioissa jälleen uusia pelisääntöjä ja uusien taitojen oppimista.

Mitä minun pitää tehdä, jotta organisaationi on valmis hyödyntämään Copilotia?

• Luo ja jalkauta modernin työn pelikirja, jonka tavoitteena on auttaa jokaista työskentelemään fiksummin, yhdessä ja itsenäisesti
• Kouluta ja opasta työntekijöitä digitaalisten sovellusten ja ominaisuuksien hyödyntämiseen
• Valmistaudu kouluttamaan Copilotin käyttöä konkreettisilla esimerkeillä
• Lisätietoa tekoälyn vaikutuksesta toimintamalleihin ja työkulttuuriin tässä Worklabin blogissa  

Ole visionääri jalat tukevasti maassa

Joka viikko julkaistaan jotain uutta, jotain hienoa ja jotain mahdollisesti mullistavaa. Pitää tietää, mitä on tulossa, jotta siihen voi valmistautua – mutta mikä tiimillesi ja organisaatiollesi on aidosti tärkeää?

Ole innokas, mutta pidä jalat maassa äläkä unohda organisaatiosi nykyisiä haasteita. Kuuntele työntekijöitäsi ja tunnista, missä arjen toiminnoissa heitä voisi tukea juuri nyt. Hyvinvoivat työntekijät ovat tehokkaita työntekijöitä, ja heille sujuva työarki on kaikki kaikessa.

Nyt on hyvä hetki aloittaa hallintamallin rakentaminen, sisäisen viestinnän kehittämisen tai tiedonhallinnan projekti – kaikki niissä tehty työ sataa suoraan Copilotin hyödyntämisen laariin. Luo modernin työn tiekartta ja lähde kehittämään organisaatiosi tietotyötä ja tiimityötä hallitusti.

Jätä hieman tilaa yllätyksille – pianCopilot auttaa sinua rakentamaan tiekartan kanssasi!

Mitä minun pitää tehdä, jotta organisaationi on valmis hyödyntämään Copilotia?

• Perusta modernin työn kehittäminen pitkäjänteiseen tiekarttaan
• Kun olet valmistautunut hyvin, pystyt hyödyntämään Copilotia täysimittaisesti heti alusta alkaen – ja luomaan merkittävän kilpailuedun muihin verrattuna!

Ohjeista käytäntöön P+ADKAR -mallin avulla

Onnistuneen käyttönoton jalkauttamiseen voi hyödyntää muutoksen hallintaan luotua ADKAR-mallia lisäämällä siihen tuikitärkeän vaiheen, esivalmisteluvaiheen.

Modernin työn tiimimme on myös aina valmis auttamaan! Tutustutaan yhdessä Copilotiin vaikka Copilot Design Sprintin avulla ja pohditaan, miten siihen juuri sinun organisaatiossasi pitäisi valmistautua. Ota yhteyttä niin jutellaan!