Kun lisenssien klikkaaminen päälle ei riitä – onnistu Copilotin jalkautuksessa P+ADKAR-mallin avulla

P+ADKAR-malli onnistuneen muutoksen avuksi

Copilot for Microsoft 365 eli tekoäly Teamsiin ja Office-tuotteisiin tuli virallisesti saataville marraskuussa 2023. Viimeistään tammikuussa Copilot-lisenssien klikkaaminen päälle sai tuulta alleen kun Copilotia voi ostaa vaikka yksi lisenssi kerrallaan.

Kuten minkä tahansa teknologian jalkautuksessa, pelkät lisenssit eivät vie kovin pitkälle. Innokkaimmat löytävät varmasti omat suosikkipromptinsa, mutta työntekijöiden suurin massa ei muuta työtapojaan pelkän Clippy 2.0:n voimalla.

Jotta Copilotin avulla saavutetaan Microsoftin hehkuttamat hyödyt tehokkuuden ja luovuuden lisääntymisestä, pitää käyttöönotto

1. suunnitella
2. toteuttaa
3. tukea ja
4. vahvistaa

Kuulostaako tutulta? Samoja keskusteluita on käyty vuosia mm. Teamsin ja sujuvan tiimityöskentelyn tiimoilta 😉 Pyörää ei tässä(kään) tapauksessa kannata keksiä uudestaan. Nappaa vanhan kunnon muutoksen läpiviennin ADKAR-malli  (Aware – Desire – Knowledge – Ability – Reinforcement), lisää siihen Prepare – eli valmistautumisvaihe ja sovella sitä Copilotin käyttöönottoon.

Noudattamalla näitä vaiheita takaan, että saat rahallesi ja ajallesi vastinetta.

Prepare – Valmistaudu Copilotin käyttöönottoon huolellisesti

Copilot on paitsi uusi teknologia, samalla täysin uusi tapa työskennellä. Ennen kuin pääsemme aloittamaan varsinaisen muutosmatkan, meidän pitää tehdä hieman esivalmisteluja. Siksi lisäsimme ADKAR-malliin Prepare-osion.

Organisaation tulee ymmärtää tekoälyn mukanaan tuomat uudenlaiset tietoturva- ja dokumentinhallintavaatimukset sekä vähintään nostaa keskusteluun tekoälyn eettisyyteen ja kestävään kehitykseen liittyvät kysymykset.

Usein Copilotin jalkautuksen yhteydessä lähdetäänkin samalla suunnittelemaan myös erilaisia tiedonhallintaprojekteja sekä modernin työn kehitysprojekteja. Kun käyttöönotto suunnitellaan kokonaisuutena, on mahdollista priorisoida ja resursoida hankkeet järkevästi.

Astetta edellä -webinaarissa tammikuussa 2024 puhuimme mm. vastuullisuudesta osana Copilotin käyttöönottoa. Jos upotus ei näy, pääset tallenteeseen myös tästä.

Aware – Ymmärrä mitä tehdään ja miksi tehdään

Sitten lähdemme matkaan!

Ensimmäinen askel on saada ihmiset tietoiseksi muutoksesta ja ymmärtämään, mitä olemme tekemässä ja miksi. Tekoälyn ollessa vallitseva megatrendi, on osa tästä vaiheesta jo valmiiksi hoidettu.

Sen sijaan haastavampaa onƒkun keskittyä löytämään hankkeelle omistajat, luomaan priorisoitu ja validoitu tiekartta ja sitomaan Copilotin käyttöönotto osaksi organisaation laajempaa tekoälystrategiaa.

Jotta saat koko organisaation sitoutumaan hankkeeseen, kartoita nykytilan suurimmat haasteet ja luo konkreettisia käyttötapauksia niiden päälle. Näin pystyt laskemaan hankkeelle mitattavan hyödyn (ROI). Raha puhuu, tässäkin.

Desire – Innostu ja innosta työtapojen muutokseen myös johto

Kun tiedämme minkälainen muutos meillä on käsissämme ja tiedämme, miten organisaatiomme sinne suuntaa, on aika saada koko porukka innostumaan.

Tämäkin osuus on yleensä jo puoliksi tehty – innokkaita pilotoijien käsiä nousee nopeammin kuin IT ehtii jakaa lisenssejä. Tässä vaiheessa fokus tuleekin olla innostuksen hyödyntämisessä.

Lisäksi viimeistään nyt johto ja esihenkilöt pitää saada muutosten puolestapuhujiksi. Konkreettiset käyttötapaukset ja esimerkillä johtaminen tekevät muutoksesta henkilökohtaisempaa ja innostavampaa – johto onkin hyvä (mutta ei ainoa) valinta pilottiryhmäksi!

Knowledge – Kehitä tekoälyosaamista koulutuksilla ja demoilla

Perinteisesti uuden teknologian jalkautus alkaa ja päättyy koulutuksiin. Jos olet lukenut blogia tänne asti, saatat olla yhtä mieltä siitä, että tekniset käyttökoulutukset eivät yksinään riitä. Onnittelut – olet oikealla tiellä!

Koulutuksia kyllä tarvitaan, mutta suosi inspiroivia ja lyhyitä demosessioita ja tiedon jakamista Teamsissa ja Viva Engagessa. Microsoftilta löytyy paljon valmiita koulutus- ja jalkautusmateriaaleja, joiden pohjalta voit hyvin aloittaa oman tietopankin (Centre of Excellence) luomisen.

Ability – Sovella uusia taitoja käytännössä

Kyky luoda tiedosta tietämystä ja soveltaa oppimistaan erottaa perinteisen koulutusmallin ja aidosti onnistuneen jalkautuksen toisistaan. Viimeistään tässä vaiheessa hyödynnä roolikohtaisia käyttötapauksia ja tiimikohtaisia työpajoja.

Visualisoi muutos mallintamalla Copilotilla höystetty prosessi osana työpäivän arkea, esimerkiksi Day in the life of -postereiden tapaan. Yleensä myös tässä vaiheessa projektitiimin kädet ja prosessiymmärrys loppuvat kesken. Ota siis desire-vaiheessa koottu champions-verkosto mukaan soveltamaan ja skaalaamaan Copilotin jalkauttamista.

Reinforcement – Ylläpidä muutosta jatkuvalla tuella

Lienemme kaikki yhtä mieltä siitä, että muutos on jatkuvaa ja teknologoiden muutos on nopeampaa kuin ehkä haluaisimmekaan. Siksi myös Copilotin jalkautus on jatkuva (ja välillä vähän mutkainen) matka.

Ihannetilanteessa valmistelut muutoksen jatkuvaan tukemiseen on tehty jo Prepare- ja Aware-vaiheissa tiekartan luomisen yhteydessä. Säännöllisesti kokoontuva Modernin työn foorumi tai vastaava organisatorinen hallintamalli varmistaa, että tekoälystä saadaan kaikki hyöty irti nyt ja jatkossa.

Copilot Design Sprint auttaa Copilotin käyttöönotossa

Simppeliä teoriassa? Kyllä.

Simppeliä käytännössä? Täysin mahdollista!

Riippumatta siitä, oletteko organisaationa vasta pohtimassa tekoälyn hyödyntämistä vai jo pilotoineet Copilotia, kannattaa pysähtyä muutaman tunnin ajaksi ja varmistaa, että kokonaisuus on aidosti hallussa.

Tähän tarpeeseen meiltä löytyy konkreettinen Copilot Design Sprint.

Tämän paketoidun yhteistyön jälkeen organisaatiollasi on selkeä käsitys siitä, mitä Copilot ja sen mukanaan tuoma työn muutos merkitsee, ymmärrys organisaatiosi valmiudesta hypätä hypeen ja kirkas visio, mitä Copilotin käyttöönotolla tavoittellaan – ja miten sinne päästään. P+ADKARin askelet ovat valmiit toteuttavaksi!