Intranetin hallintamalli: Kun intran sisällöt eivät rapaudukaan

Pari vuotta edellisestä intranet uudistuksesta. Intran sisällöt ovat kuraa. Intran rakenne on sekava. Intran haku ei toimi. Kuulostaako tutulta?

Olen ollut intranetien kanssa tekemisissä yli 20 vuotta, ja nähnyt valitettavan monta kertaa, miten jo muutaman vuoden kuluttua intranetin uudistusprojektista ollaan jälleen lähtötilanteessa.

Vellotaan taas samoissa helmasynneissä, jossa:

• Intran sisältöihin ei voi enää luottaa
• rakenne on hiipinyt takaisin organisaatiolähtöiseksi
• navigaatiovalikot ovat levinneet massiiviseksi otsikoiden sekamelskaksi ja
• haku löytää samasta asiasta kymmenen eri versiota.

Kuulostaako tutulta?

Tämän on usein kuin vähän itsestään ratkaissut tekninen alusta, kun käyttöönotettu versio on hapantunut, mikä on pakottanut käynnistämään jälleen intran uudistusprojektin.

Mutta mitäs nyt, kun pilvimaailmassa alusta ”pysyykin vihreänä” ja vanhentumisen sijaan sieltä pukkaakin jatkuvalla syötöllä uusia ominaisuuksia?

Intranetin hallintamalli tekee tarvittavan työn näkyväksi

Kehiin astelee lempilapseni, intranetin hallintamalli.

Byrokraattista. Kankeaa. Jotain teknistä IT-juttua. Ei, vaan erittäin käytännönläheinen kuvaus siitä, millä rooleilla, ryhmillä, tehtävillä ja prosesseilla intranet säilyy sekä sisällöllisesti että teknisesti ajan tasalla uudistusprojektin jälkeen.

Intranetin hallintamalli antaa vastauksia muun muassa kysymyksiin:

• Miten sisällöntuottajat saavat tiedon uusista alustan ominaisuuksista?
• Mitä toimituspäällikkö ja kehitysryhmän jäsenet tekevät intranetin eteen päivittäin tai viikoittain?
• Mitä sisällöntuottajan tehtäviin kuuluu ja kuinka usein?
• Mikä rooli vastaa haun toimivuudesta, seuraa hakuanalytiikkaa ja optimoi hakukonetta esim. ylläpitämällä hakusanoihin parhaiten täsmääviä hakutuloksia?
• Miten käyttäjältä tullut palaute kulkee ”ideasta toteutukseen” -kehitysputken läpi?

Hallintamalli on keino tehdä intranetiin liittyvä työ läpinäkyväksi. Se on käytännön apuväline mm. viestinnän edustajille, jotka joutuvat usein perustelemaan intranetiin tarvittavaa työaikaa mm. organisaation liiketoimintajohdolle tai tukitoimintojen esimiehille.

Lähes kaikissa työyhteisössä intranetiä ylläpidetään pääasiassa oman toimen ohella, jolloin tuskaisen usein muut kiireet ajavat intran ohi ja henkilövaihdosten yhteydessä sekin vähä unohtuu. Parhaimmillaan hallintamallissa rooleille kuvatut tehtävät löytyvätkin henkilöiden toimenkuvista tai tavoitteista.

Mutta vaikka kuinka näitä asioita olisi uudistusprojektin aikana määritelty paperille, mikään ei muutu, jos niitä ei saada käytäntöön. Tähänkin on uuden intranetin ylläpidon ja jatkuvuuden varmistaminen tökännyt valitettavan monella organisaatiolla.

Vihdoin määrittelystä käytäntöön

Ensimmäistä kertaa konsulttiurani aikana sain vihdoin olla johtamassa projektia, jossa suuren globaalin organisaation yksi tavoitteista oli tiedon ajantasaisuuden säilyminen jatkossakin. Vuonna 2021 tekemässämme esiselvityksessä ilmeni, että edellisen intranetuudistuksen jälkeen vastuut olivat hiljalleen unohtuneet, sisältö päässyt rapautumaan ja haun surkeudesta tuli jatkuvaa palautetta. Tämä haluttiin ehdottomasti jo kustannussyistäkin välttää jatkossa.

Me pistimme tuulemaan: yhteisten työpajojen tuloksena syntyi paitsi kattava kuvaus hallintamallista rooleineen ja vastuineen, myös suunnitelma siitä, keitä meidän tulisi tavoittaa ja millä keinoin. Näin hallintamallissa määriteltyihin eri rooleihin ja ryhmiin on varmistettu riittävät resurssit myös jatkossa.

Kytkimme hallintamallin myös teknisesti käytäntöön: toteutimme intraan ratkaisun, joka ei päästä sisällönomistajaa pannasta, vaan muistuttaa häntä päivittäin vanhentuneesta sisällöstä, jos sivua tai dokumenttia ei ole tietyn ajanjakson jälkeen päivitetty. Sivustojen omistajat ja toimituspäällikkö pystyvät puolestaan näkemään, mitkä sisällöt yli 400 henkilön sisällöntuottajaverkostolta ovat päässeet vanhenemaan.

No miten sitten onnistuimme? Käynnistimme tammikuussa 2023 asiakkaan kanssa suunnitellun toisen kehitysvaiheen, joka noudattaa hallintamallissa määriteltyjä prosesseja ja toimintamalleja. Tässä muutama esimerkki eri prosesseihin kytketyistä jo toteutuneista toimistamme

Jatkuva kehitys

• Hallinnoimme jatkokehitysvaiheen tehtäviä projektin aikana syntyneen backlogin ja tiekartan avulla
• Toimituspäällikkö ja kehitysryhmä ovat omaksuneet roolinsa ja priorisoivat suunnitelmiemme mukaisesti tehtäviä, liittyivät ne sitten teknisiin ratkaisuihin, sisältöihin tai loppukäyttäjiin
• Loppukäyttäjäkysely on toteutettu, seuraavaksi käymme läpi tulokset ja nostamme niitä tiekartan backlogille
• Olemme asentaneet kehityspaketteja uusine ominaisuuksineen määriteltyjen askelten ja vastuiden mukaisesti

Tuki

• Sisällöntuottajat ovat saaneet nopeasti vastauksia kysymyksiinsä yhteisen Teams-tiimin välityksellä
• Meillä on työn alla uusia koulutuksia asioista, jotka jätettiin projektin aikana suosiolla vähemmälle huomiolle
• Teemme uusia ohjeita ja tallenteita, koska päivittyvä alusta tuo uusia ominaisuuksia tarjolle jatkuvasti

Sisällönhallinta

• Ensimmäisissä sisällöntuotantoon liittyvien ryhmien ja verkostojen kokouksissa on käsitelty sisällön ylläpitoon, julkaisemiseen ja seuraamiseen liittyviä asioita ja jaettu kokemuksia
• Hakua on seurattu ja sen toimivuutta parantavia kirjanmerkkejä ylläpidetty
• Kävijäseurantatyökalun kehitys etenee tiekartalla, jotta saamme entistä eheämpää tietoa ja ymmärrystä käyttäjien tarpeista
• Kahden uuden sivuston sisältöjä tuotetaan parhaillaan
• Sisällöntuottajat ovat pitäneet kiitettävästi huolta sisällöistään. Välillä toimituspäällikkö ja kehitysryhmän jäsenet ovat toki muistutelleet sovituista pelisäännöistä, mutta lähtökohtaisesti intranetissä käydessä sivujen ”viimeksi päivitetty” -tieto on ilahduttavan lähellä nykyhetkeä.

Ilokseni voin siis todeta, että hyvältä näyttää. Suunnittelemamme hallintamalli on lunastanut lupauksensa ja osoittautunut tarpeeksi käytännönläheiseksi apuvälineeksi intranetin sisältöjen ja toimintojen kehittämiseksi. Ensimmäiset muistutukset vanhentuneista sisällöistä ilmaantuvat puolestaan kevään aikana niille sisällöntuottajille, jotka saivat sisältönsä julkaisukuntoon ennen kesälomia.

Jos harkitset intranetin uudistusprojektia, muista pitää hallintamallin suunnittelu ja käyttöönotto osana kokonaisuutta. Sitä ei ole tarkoitettu pöytälaatikkosi täytteeksi pölyttymään, vaan saat siitä käytännönläheisen työkalun intranetin jatkuvuuden ja käytettävyyden varmistamiseksi. Sama viisaus pätee myös PowerPlatform -hallintomalliin, jonka käyttöönotto on paljon kustannustehokkaampaa kuin jälkikäteen hallitsemattomaksi levähtäneiden työkalujen ja toimintamallien siivoaminen.